8 лайфхаков, которые сделают работу из дома продуктивнее
«Эффективная команда на удаленке» – это не миф, если правильно подходить к рабочим процессам и организации пространства. Команда Glabix успешно и удаленно работает над разными проектами больше 12 лет, и за это время у нас накопились кое-какие лайфхаки, которыми мы готовы поделиться:
1. Создавайте вокруг себя максимально рабочую атмосферу
Несмотря на то, что вы теперь на удаленке, и велик соблазн работать прямо из кровати в пижаме, лениво перекладывая пиццу из левой руки в правую, делать этого ни в коем случае не стоит.
Вы экономите время на сборы и на дорогу, так что выстроите удобный для себя режим, который обязательно включает этап полноценных сборов. Это может быть нормальный полноценный завтрак, пробуждение в одно и то же время (и не за пять минут до рабочего дня), душ, зарядка или йога. Мозгу и психике нужно время, чтобы проснуться, настроиться на рабочий лад и сменить контекст.
После первой стадии эйфории и периода «оскотинивания» наступает понимание того, что дисциплина – это база, и без нее вы будете бесконечно болеть, прокрастинировать и ненавидеть себя за то, что и не работаете как следует, и не отдыхаете как нормальный офисный человек, который пришел с работы и забыл о своих задачах до завтра.
2. Одевайтесь как на работу
Трейси Моррис, профессор психологии Университета Западной Вирджинии, долго изучала влияние одежды на восприятие собеседника. В одном из экспериментов она попросила профессоров использовать три разных стиля в одежде: официальный, кэжуал и свободный. Выяснилось, что студенты воспринимали более компетентными преподавателей, одетых в строгие костюмы. Больше того, в исследовании 1994 года Юн-Хи Квон из Университете Северного Иллинойса выяснила, что мы и сами склонны считать себя более компетентными в зависимости от того, во что мы одеты. Качественные, аккуратные и даже строгие вещи делают нас более значимыми в наших же глазах.
Никто не говорит, что нужно целиком одеваться в офисную одежду с полным дресс-кодом, как в банке. Смысл в том, чтобы сменить одежду и как-то собраться, например, причесаться или девушкам сделать макияж – это помогает сосредоточиться. Пусть какие-то вещи для вас будут «рабочими» из дома: и это не старые вытянутые треники. Если вы планируете очень эффективно работать в той же пижаме, в которой только что спали, то это иллюзия. Тут снова важен ритуал – я переоделся, значит, у меня наступил рабочий день.
3. Установите границы рабочего дня и ритуалы к ним
Придумайте какой-то ритуал, который будет отмечать начало и конец рабочего дня. Может быть, вы выделите отдельное место для работы в вашем доме: как только вы попадаете в него, для вас это значит, что работа началась. Или варите себе чашку любимого кофе. Важно что-то, что будет четко отмечать начало и завершение процесса работы.
Если работа будет плавно перетекать в отдых и наоборот, то вскоре вы обнаружите, что у вас не осталось ни рабочих часов, ни свободного времени – вы все время находитесь в каком-то непонятном безвременьи, и кажется, что работаете вы нон-стоп. Это прямой путь к выгоранию и снижению эффективности.
4. Используйте таск-трекер и обязательно завершайте задачи
Этот момент очень удобно реализовать в нашем планировщике задач Glabix. Вашему мозгу очень важно понимать, что у вашей деятельности есть какие-то плоды. И галочки на завершенных задачах радуют глаз и поднимают мотивацию: ведь я столько всего успел сделать за день, какой я молодец!
Лайфхак в лайфхаке: чтобы ваша картина была еще более радужной, научитесь дробить крупные задачи на подзадачи, так проще оценить фронт работ. Даже начать работу над небольшими задачами проще, чем подступиться к одной, огромной, в которой ты, к тому же, не все понимаешь. Заодно вы поймете, какие ресурсы вам требуются для исполнения и оцените, чья помощь из команды вам понадобится. По пути может оказаться, что задача, которую вы оценили в N часов, на деле требует куда больше усилий, чем это показалось на первый взгляд.
5. Сосредоточьтесь на том, чтобы быть продуктивным, а не занятым
Иногда люди склонны имитировать бурную деятельность, но в итоге этим они делают хуже только себе – время прошло, постоянно было ощущение безумной занятости, а фактически по задаче мы не продвинулись, потому что на самом деле актуальными вопросами никто и не занимался. Постарайтесь отделить занятость от продуктивности, для начала можно честно ответить себе на эти вопросы:
— Сколько сейчас ненужных вкладок открыто у меня в браузере, который отвлекают мое внимание?
— Сколько раз я отвлекался на нерабочие уведомления?
— Сколько раз вы переключались на соцсети, пока работали?
И помните, что после каждой смены контекста нам требуется еще дополнительное время, чтобы настроится обратно на то, чем мы занимались. Такие вроде бы несущественные переключатели внимания на деле могут утягивать очень много сил и времени как раз за счет того, что вы теряете контекст и тратите все время на то, чтобы перестроиться.
Еще хороший вариант – использовать для работы отдельный браузер. Пусть все ваши рабочие вкладки будут в одном месте, не миксуйте их с личными делами и видосиками, которые планировали посмотреть. Это тоже очень хорошо сосредотачивает.
6. Установите ритуалы в работе и придерживайтесь их
Например, для нас это работа по спринтам, еженедельный планнинг и ежедневные дейли-созвоны, которые длятся не больше 10 минут на всю команду, во время которых каждый видит свою зону ответственности, сообщает о том, чем занимался вчера, и накидывает план задач на сегодня. Каждый день с утра, в одно и то же время, мы созваниваемся, это уже автоматическая привычка. Каждый день каждый отмечает свои задачи в Летучке.
Часто на дейли выясняется, что задача требует дополнительного времени, консультации с коллегами или отдельного созвона – мы не бросаемся тут же решать все всплывающие моменты, а сразу накидываем план встреч. Тут важно научиться правильно планировать и нарезать задачи, всегда держать в фокусе основную задачу на спринт, критерии успеха и заниматься именно тем, что приближает нас к цели спринта. И не заниматься тем, что нас от нее отдаляет.
Звучит максимально просто, на практике может уйти несколько лет на то, чтобы настроить этот момент и научиться работать в команде.
7. Используйте «управляемую прокрастинацию» и разные уровни приоритетов
Еще в 1949 году Роберт Бенчли в книге «Chips off the Old Benchley» сформулировал принцип управляемой прокрастинации: «Вы можете быть очень эффективным, если будете делать не ту работу, которую вам нужно сделать в данный момент».
Иногда бывает невыносимо понимать, что весь твой день от и до забит только важными делами и звонками. Скорее всего, в условиях жесткого дедлайна и стресса вы все равно начнете что-то откладывать или не доделывать. Перехитрите свой мозг: четко распланируйте задачи и дайте им разный приоритет, но ни в коем случае не ставьте всем одинаково высокий. Самые сложные пункты запланируйте на то время, когда вы наиболее эффективны. А пункты поменьше превратите в “необязательные”, и тогда вы заметите, что занимаетесь небольшими задачами, чтобы как бы “оттянуть” время.
8. Изучайте свои привычки
Ни одна статья не научит вас продуктивности, если вам не подходит именно такой стиль. Внимательно понаблюдайте за собой: скорее всего, вы работаете уже не первый год и могли заметить, например, что вы эффективнее мыслите в диалоге с кем-то. Если вы видите, что в одиночестве как-то «забуксовали» и не можете придумать ничего нового, то отнеситесь к своей этой особенности с уважением, обсуждайте какие-то моменты с командой. Устройте себе условия, которые будут учитывать ваши особенности характера и мышления.
А можеть быть, ваши самые продуктивные часы работы – это что-то примерно после обеда. Научитесь сдвигать важные задачи и звонки именно туда, чтобы до этого заниматься какими-то не столь значимыми вещами.
Или, несмотря на лайфхак выше, у вас есть любимая футболка, которой уже исполнилась тысяча лет, но в ней вы себя ощущаете хакером и супер-профессионалом. Используйте этот момент!
Тут еще мы хотим добавить, что важный критерий для нашей команды – это максимальная самостоятельность и свобода каждого участника. Каждый распределяет свое время по-своему и работает оттуда, откуда ему комфортнее – все мы разные, у каждого свой темп и подход к работе. А ритуалы, принятые для всей команды, очень хорошо создают фрейм для работы и позволяют быстро вводить в курс дела и в рабочий ритм новых сотрудников. Со временем ты начинаешь мыслить так, как мыслит команда, и учишься обращаться с задачами так, как принято в компании.
