Если вы никогда не пробовали работать с чек-листами, то можно сказать, что вы и не жили. Они могут
серьезно разгрузить вам память и улучшить скорость и результаты работы там, где это кажется
неочевидным.
Человеческая память – удивительная вещь, иногда человек способен забыть сделать какие-то действия,
даже если они доведены до автоматизма. Да и просто невозможно держать все нужные точки в голове. И
тогда чек-лист становится вашим главным документом, который четко описывает все шаги, которые
необходимо сделать в рамках одной задачи. Простой список дел – это немного другое, в одном списке
на день у вас могут быть совершенно разные задачи от похода к врачу до звонка клиенту и верстки
презентации.
Когда появились чек-листы?
Есть легенда, что чек-листы получили широкое распространение из авиации, после катастрофы военного
самолета в 1935 году. Технические специалисты не осмотрели самолет перед вылетом, там была чисто
техническая ошибка – после этого и ввели специальные листы проверки, обязательные для вылета,
которые в том или ином виде используются и по сей день.
Чек-листы можно применять где угодно: от медицины, производства и авиации до работы с контентом и
сборов в отпуск. Чек-листы позволяют декомпозировать большую задачу на маленькие обязательные шаги
и не упустить ничего важного. Если говорить проще, то это то, что помогает избегать ошибок и
качественно проконтролировать свои действия. Они очень удобны для контроля за повторяющимися
процессами. Чек-лист – это что-то среднее между инструкцией и to-do листом, четкая очередность и
визуализация помогают контролировать исполнение задачи и не держать в голове все необходимые шаги.
А также снижают ваши шансы ошибиться на каком-то из шагов.
В любой задаче есть обязательные повторяющиеся действия – так вы сможете структурировать свою
деятельность и передать часть задач кому-то другому, если это будет необходимо.
Снижение количества ошибок
С хорошо составленным чек-листом вы не пропустите ни один этап задачи.
Контроль процесса
По чек-листу хорошо видно, что вы уже сделали, а что еще нужно сделать. Вы сможете оценить
время на эту задачу.
Улучшение процессов в команде
Благодаря чек-листам у всей команды есть единый алгоритм того, как мы делаем то или иное
действие. Меньше разногласий и меньше места для какого-то креативного подхода там, где он не
требуется.
Улучшение результата и атмосферы в команде
Чем понятнее задача, чем лучше она разбита на шаги, чем больше у команды общего понимания
того, как мы это делаем, и чем лучше описан процесс, тем меньше ошибок, поисков виноватых и
тем меньше напряженных моментов между людьми. Даже врачи перед операциями пользуются
чек-листами и обсуждают свои действия. Да, существует
Хирургический чеклист безопасности ВОЗ, который снизил смертность во время операций на 47%
Как составить хороший чек-лист?
Четко определите цель. С помощью чек-листа вы не решите все и сразу. Это эффективно сработает в
рамках одной задачи, в которой есть множество шагов, которые важно не забыть.
Определите последовательность действий. Это может быть не самый важный пункт, но порядок всегда
сэкономит вам время.
Создайте четкую и выполнимую структуру. Не пытайтесь запихнуть в один чек-лист все на свете и не
дробите на совсем уж мелкие шаги, возможно, что-то можно соединить по тематикам. Пусть чек-лист
будет небольшим, помещается на одну страницу и его легко будет выполнить.
Пишите просто и понятно. Один пункт – это одно действие, краткие формулировки без лишних деталей
и эмоциональных дополнений. Он должен быть понятен любому человеку, который пришел вместо вас.
Каждый пункт можно выполнить во время чтения этого чек-листа.
Оформляйте минималистично. Оформление не должно отвлекать от текста или мешать работе, не
используйте разные шрифты и цвета – это только мешает. Подойдет максимально простое оформление в
едином стиле без дизайнерских излишеств.
Придерживайтесь принципа универсальности. В таком случае, вы легко сможете делегировать эту
задачу кому угодно и не потерять в качестве исполнения. Хорошо составленный чек-лист облегчает
вашу же работу.
Как создать чек-лист в Летучке?
Чтобы создать чек-лист в Летучке, зайдите в описание Задачи и в блочном редакторе выберите пункт
“чек-лист” (это квадратик с галочкой). Таким образом вы сможете добавить нужное количество пунктов
в задаче, назвать их так, как нужно вам, и по ходу дела отмечать их исполнение. В этом случае
выполненные шаги будут получать галочку и покажутся вам вычеркнутыми из списка, как на скрине
выше.
Читайте остальные тексты этого блога в нашем
Телеграм-канале и
приходите обсуждать их в комментариях!
