Как чек-листы экономят время и даже спасают жизни

Если вы никогда не пробовали работать с чек-листами, то можно сказать, что вы и не жили. Они могут серьезно разгрузить вам память и улучшить скорость и результаты работы там, где это кажется неочевидным.

Человеческая память – удивительная вещь, иногда человек способен забыть сделать какие-то действия, даже если они доведены до автоматизма. Да и просто невозможно держать все нужные точки в голове. И тогда чек-лист становится вашим главным документом, который четко описывает все шаги, которые необходимо сделать в рамках одной задачи. Простой список дел – это немного другое, в одном списке на день у вас могут быть совершенно разные задачи от похода к врачу до звонка клиенту и верстки презентации.

Когда появились чек-листы?

Есть легенда, что чек-листы получили широкое распространение из авиации, после катастрофы военного самолета в 1935 году. Технические специалисты не осмотрели самолет перед вылетом, там была чисто техническая ошибка – после этого и ввели специальные листы проверки, обязательные для вылета, которые в том или ином виде используются и по сей день.

Чек-листы можно применять где угодно: от медицины, производства и авиации до работы с контентом и сборов в отпуск. Чек-листы позволяют декомпозировать большую задачу на маленькие обязательные шаги и не упустить ничего важного. Если говорить проще, то это то, что помогает избегать ошибок и качественно проконтролировать свои действия. Они очень удобны для контроля за повторяющимися процессами. Чек-лист – это что-то среднее между инструкцией и to-do листом, четкая очередность и визуализация помогают контролировать исполнение задачи и не держать в голове все необходимые шаги. А также снижают ваши шансы ошибиться на каком-то из шагов.

Управляйте проектами бесплатно

Создать свой чек-лист Создать чек-лист

Зачем нужны чек-листы?

1. Организация процесса

   В любой задаче есть обязательные повторяющиеся действия – так вы сможете структурировать свою деятельность и передать часть задач кому-то другому, если это будет необходимо.

2. Снижение количества ошибок

   С хорошо составленным чек-листом вы не пропустите ни один этап задачи.

3. Контроль процесса

   По чек-листу хорошо видно, что вы уже сделали, а что еще нужно сделать. Вы сможете оценить время на эту задачу.

4. Улучшение процессов в команде

   Благодаря чек-листам у всей команды есть единый алгоритм того, как мы делаем то или иное действие. Меньше разногласий и меньше места для какого-то креативного подхода там, где он не требуется.

5. Улучшение результата и атмосферы в команде

   Чем понятнее задача, чем лучше она разбита на шаги, чем больше у команды общего понимания того, как мы это делаем, и чем лучше описан процесс, тем меньше ошибок, поисков виноватых и тем меньше напряженных моментов между людьми. Даже врачи перед операциями пользуются чек-листами и обсуждают свои действия. Да, существует Хирургический чеклист безопасности ВОЗ, который снизил смертность во время операций на 47%

Как составить хороший чек-лист?

1. Четко определите цель. С помощью чек-листа вы не решите все и сразу. Это эффективно сработает в рамках одной задачи, в которой есть множество шагов, которые важно не забыть.
2. Определите последовательность действий. Это может быть не самый важный пункт, но порядок всегда сэкономит вам время.
3. Создайте четкую и выполнимую структуру. Не пытайтесь запихнуть в один чек-лист все на свете и не дробите на совсем уж мелкие шаги, возможно, что-то можно соединить по тематикам. Пусть чек-лист будет небольшим, помещается на одну страницу и его легко будет выполнить.
4. Пишите просто и понятно. Один пункт – это одно действие, краткие формулировки без лишних деталей и эмоциональных дополнений. Он должен быть понятен любому человеку, который пришел вместо вас. Каждый пункт можно выполнить во время чтения этого чек-листа.
5. Оформляйте минималистично. Оформление не должно отвлекать от текста или мешать работе, не используйте разные шрифты и цвета – это только мешает. Подойдет максимально простое оформление в едином стиле без дизайнерских излишеств.
6. Придерживайтесь принципа универсальности. В таком случае, вы легко сможете делегировать эту задачу кому угодно и не потерять в качестве исполнения. Хорошо составленный чек-лист облегчает вашу же работу.

Как создать чек-лист в Летучке?

Чтобы создать чек-лист в Летучке, зайдите в описание Задачи и в блочном редакторе выберите пункт “чек-лист” (это квадратик с галочкой). Таким образом вы сможете добавить нужное количество пунктов в задаче, назвать их так, как нужно вам, и по ходу дела отмечать их исполнение. В этом случае выполненные шаги будут получать галочку и покажутся вам вычеркнутыми из списка, как на скрине выше.

Читайте остальные тексты этого блога в нашем Телеграм-канале и приходите обсуждать их в комментариях!