Как проводить ежедневный созвон: 8 правил хорошего дейли

У нас было два разработчика, семьдесят пять ошибок, один проектный менеджер или пиэм, дизайнер, продукт оунер, наполовину довольный предыдущим спринтом, и целое море самых разных задач на текущий спринт, в котором не так уж и много времени. Не то, чтобы всё это было жизненно необходимо, но раз уж начал разрабатывать новый продукт, то к делу надо подходить серьёзно (собрать команду и еще умудриться сделать так, чтобы она эффективно работала).

Примерно так мы и пришли к пониманию того, что без ежедневных дейли, они же – созвоны, дейлики, стендапы, летучки (подставить своё), – нам не выжить. Команда у нас небольшая, а работать хочется максимально эффективно, срезая углы там, где огромная махина будет разворачиваться полгода.

Как завтрак – всему голова, так и утренний созвон – это основа всего рабочего дня, из которых складывается в итоге спринт.

Почему вообще это важно?

Эти короткие ежедневные созвоны помогают не потеряться в рабочем процессе, не тратить недели на задачу, которую можно сделать за два дня, четко видеть прогресс всей команды и сохранять мотивацию.

Что мы получаем в рамках дейли:

• Подготовку к рабочему дню и планирование;
• Оценку прошлого рабочего дня;
• Обмен информацией с коллегами, возможность подсветить проблемные места и попросить помощь;
• Синхронизацию наших усилий в рамках задачи на спринт.

Поэтому, если кто-то из нас пробурчал что-то невнятное типа “делал вчера это, сегодня, наверное, буду делать то, никаких проблем нет”, – команда понимает, что тут что-то не так. Это размытая информация. Данные должны быть максимально конкретными, а подзадачи – измеримыми.

Например, сегодня Руслану нужно будет:

1. Разобраться, почему не создаются комментарии в Потоке, если человек не подписан на задачу;
2. Обновить быстрые ссылки для рекламной кампании;
3. Поставить ТЗ на видео для канбан-доски и блочного редактора;

И далее по списку.

Всё это максимально удобно визуализировать в Летучке. Она становится вашим списком дел на рабочий день – мы пользуемся ей ежедневно.

Итак, какую информацию важно получить на звонке от каждого члена команды?

Всего три пункта:

1. Что именно я делал вчера, что завершил, а что перенес на сегодня;
2. C чем у меня проблемы и какая помощь мне нужна для их решения;
3. Чем конкретно я собираюсь заниматься сегодня и кто мне нужен для выполнения этих задач.

В идеале такой “мини-отчет” занимает у каждого члена команды по паре минут, при хорошей подготовке – и того меньше.

8 правил хорошего дейли

Чтобы утренние митинги действительно были эффективными и сосредотачивали команду, а не размывали фокус, нам важно соблюдать всего несколько простых правил. Их непросто сразу ввести в обиход, но со временем это превращается в привычку, и становится полезным инструментом.

На своем опыте мы вывели восемь простых правил проведения хорошего созвона:

1. Каждый участник готовится заранее. Да, каждый из нас заранее сортирует свои задачи, обдумывает, что ему понадобится в процессе, и ставит себе задачи в Летучку, чтобы не тратить время нескольких людей на звонке. 
2. Не тратим больше пары минут на доклад. Чтобы общая командная летучка не занимала больше 5-10 минут. Это учит быть лаконичным, не забрасывать команду лишними деталями и не терять фокус.
3. Следуем четкой очередности. Мы “прокликиваем” каждого члена команды по очереди, у нас уже устоявшийся порядок.
4. Сообщаем, если не можем быть на митинге. Тогда тебя просто “исключат” из общей повестки, и мы не будем тратить время на ожидание человека на звонке.
5. Ведущий созвона следит за временем. Иногда очень важно вернуть человека в нужное русло и разговор – к теме. Если вопрос превращается в дискуссию и требует дополнительного созвона с кем-то из команды, мы просто это откладываем на потом, сразу договариваясь о деталях в формате: “Ок, Костя, давай созвонимся после в 10:30”.
6. Ведущий шарит свой экран и приглашает к выступлению. Видишь свои задачи на экране, слышишь своё имя – можно начинать. Так у всей команды появляется единое рабочее поле и понимание.
7. Если мы что-то решили, то записываем это сразу. Так мы “набрасываем” задачи или закидываем какие-то идеи в бэклог.
8. Ритуал завершения. После того, как все высказались, задаем уточняющий вопрос – нужно ли что-то кому-нибудь еще? И расходимся, пожелав друг другу хорошего дня.

Оставьте заявку на Live демо

Запросить демо Glabix

Какие антипаттерны мешают делать созвоны эффективными?

Иначе говоря, какие ошибки могут сделать созвон бесполезным? Когда вроде созвон есть, а эффекта от него – нет, только теряешь время.

1. Неготовность участников. Часть корабля – часть команды. Если один из нас не готов, то он тянет остальных за собой. Мы теряем и время, и мотивацию, и эффективность, а компания тем временем теряет деньги.
2. Неспособность структурировать информацию. Когда человек не может кратко, в двух словах, изложить, что он делал, что собирается делать и что ему нужно для успеха. Умение говорить кратко и по делу приходит с опытом.
3. Расфокусировка и уход от основной темы. Мы, бывает, отвлекаемся, и прямо на созвоне начинаем обсуждать какой-то частный случай или ошибку, еще и пытаемся сразу на месте придумать решение. Не надо так. На этот случай у нас есть Руслан или Рина, которые обязательно скажут, что это тема для другого созвона, более узким кругом. Заклинаем, не уходите в рассуждения на полчаса, это вам выйдет боком.
4. Непонимание цели ежедневных стендапов. У нас нет цели обсудить все дела на этот спринт или подумать о том, что будет через два года. Наша цель: мыслить максимально узко, в рамках текущих задач, и не “размываться”. Если мы начнем размышлять, нас может унести очень далеко. А там и рабочий день пройдёт, а вместе с ним и смысл всего, ради чего мы тут собрались.

Наша Летучка помогает нам избегать этих ошибок и всегда держаться трёх главных вопросов:

Что я делал вчера? Что я буду делать сегодня? Что меня блокирует?

Что делать, если команда не сфокусирована и занимается посторонними делами?

Обнять и плакать.

Да нет, на самом деле, достаточно просто аккуратно просить каждого вернуться в контекст. Для этого, кстати, мы всегда просим быть с включенной камерой – быть “здесь и сейчас”. Именно поэтому короткие дейли так хороши – невозможно держать контекст полтора часа подряд, даже если у тебя IQ выше, чем Бурдж Халифа. Поверьте, это просто нереально, даже если вы самый заряженный участник команды.

Именно поэтому важно мягко возвращать команду в контекст, завершая посторонние разговоры и напоминая о цели. Возможно, поначалу вы столкнётесь с непониманием и сопротивлением команды, но если делать это мягко, постепенно, и, что самое главное, – настойчиво и регулярно, вы придёте к желаемому результату.

Москва не сразу строилась

Знаете эту фразу: “чтобы научиться водить машину, надо водить машину”? Да, дело действительно в ежедневных тренировках, это опыт, который в итоге становится рутиной, которая настолько усваивается, что ты делаешь это “на автомате”, и больше не можешь представить себе иного образа работы. Просто начните созваниваться каждое утро в определенное время. Пусть вся команда знает, что это теперь – часть рабочих задач. Пусть даже сначала эти созвоны занимают чуть больше времени, потом вы все привыкнете к формату и научитесь сокращать время, не терять фокус и говорить по существу.

Какие фазы обычно проходит команда, чтобы добраться до хорошего уровня?

• Вообще не проводим дейли. Зачем эти ваши созвоны? Проще сказать “словами”, да и всё.
• Проводим нерегулярно. Вроде созвоны есть, а может, их нет. Никто не знает. Нет четкой агенды и выводов, непонятно, кто и чем был занят и что собирается делать.
• Стадия микроменеджмента (ВЫ СЕЙЧАС НАХОДИТЕСЬ ЗДЕСЬ). Вроде бы, наладили регулярные созвоны, но они занимают по два часа, а бедолага-менеджер бегает от участника к участнику и “за ручку” проверяет, что он сделал из своих задач. Это выматывает всех участников и ведет к выгоранию (и на первой линии будет ваш PM).
• Сокращение времени до 5 минут, понимание ценности и выработка привычки.

Такой простой инструмент, требующий от вас всего 5-10 минут времени каждый день, в долгой перспективе сослужит вам добрую службу. У вас появится Команда и Доверие. Разрозненные участники войдут в общий контекст, вы будете чувствовать, что работаете над общей задачей, а это очень повышает уровень командной работы и уровень вовлеченности.

Повысится уровень доверия и уровень удовлетворенности – каждый человек будет видеть, что он завершает свои задачи и не берет на себя лишнего. А когда ты сделал много, то себя и похвалить приятно. И работаешь не зря.

Приходите в наш телеграм-канал обсудить статью и поделиться мыслями. Расскажите, принято ли у вас в компании делать такие созвоны или на этих совещаниях хочется уволиться или уснуть? А может быть, вы уже применяете что-то такое, что помогает вашей команде быть командой, и превращает менеджера – в менеджера, а не в тревожную маму для детишек? Делитесь своими идеями! 

У нас можно запросить Демо или взять Глабикс на тестовый период в три недели, а мы с радостью расскажем, как его удобнее всего настроить под нужды именно вашей компании.