У нас было два разработчика, семьдесят пять ошибок, один проектный менеджер или пиэм, дизайнер, продукт оунер, наполовину довольный предыдущим спринтом, и целое море самых разных задач на текущий спринт, в котором не так уж и много времени. Не то, чтобы всё это было жизненно необходимо, но раз уж начал разрабатывать новый продукт, то к делу надо подходить серьёзно (собрать команду и еще умудриться сделать так, чтобы она эффективно работала).
Примерно так мы и пришли к пониманию того, что без ежедневных дейли, они же – созвоны, дейлики, стендапы, летучки (подставить своё), – нам не выжить. Команда у нас небольшая, а работать хочется максимально эффективно, срезая углы там, где огромная махина будет разворачиваться полгода.
Как завтрак – всему голова, так и утренний созвон – это основа всего рабочего дня, из которых складывается в итоге спринт.
Почему вообще это важно?
Эти короткие ежедневные созвоны помогают не потеряться в рабочем процессе, не тратить недели на задачу, которую можно сделать за два дня, четко видеть прогресс всей команды и сохранять мотивацию.
Что мы получаем в рамках дейли:
- Подготовку к рабочему дню и планирование;
- Оценку прошлого рабочего дня;
- Обмен информацией с коллегами, возможность подсветить проблемные места и попросить помощь;
- Синхронизацию наших усилий в рамках задачи на спринт.
Поэтому, если кто-то из нас пробурчал что-то невнятное типа “делал вчера это, сегодня, наверное, буду делать то, никаких проблем нет”, – команда понимает, что тут что-то не так. Это размытая информация. Данные должны быть максимально конкретными, а подзадачи – измеримыми.
Например, сегодня Руслану нужно будет:
- Разобраться, почему не создаются комментарии в Потоке, если человек не подписан на задачу;
- Обновить быстрые ссылки для рекламной кампании;
- Поставить ТЗ на видео для канбан-доски и блочного редактора;
И далее по списку.
Всё это максимально удобно визуализировать в Летучке. Она становится вашим списком дел на рабочий день – мы пользуемся ей ежедневно.
Итак, какую информацию важно получить на звонке от каждого члена команды?
Всего три пункта:
- Что именно я делал вчера, что завершил, а что перенес на сегодня;
- C чем у меня проблемы и какая помощь мне нужна для их решения;
- Чем конкретно я собираюсь заниматься сегодня и кто мне нужен для выполнения этих задач.
В идеале такой «мини-отчет» занимает у каждого члена команды по паре минут, при хорошей подготовке – и того меньше.
8 правил хорошего дейли
Чтобы утренние митинги действительно были эффективными и сосредотачивали команду, а не размывали фокус, нам важно соблюдать всего несколько простых правил. Их непросто сразу ввести в обиход, но со временем это превращается в привычку, и становится полезным инструментом.
На своем опыте мы вывели восемь простых правил проведения хорошего созвона:
- Каждый участник готовится заранее. Да, каждый из нас заранее сортирует свои задачи, обдумывает, что ему понадобится в процессе, и ставит себе задачи в Летучку, чтобы не тратить время нескольких людей на звонке.
- Не тратим больше пары минут на доклад. Чтобы общая командная летучка не занимала больше 5–10 минут. Это учит быть лаконичным, не забрасывать команду лишними деталями и не терять фокус.
- Следуем четкой очередности. Мы «прокликиваем» каждого члена команды по очереди, у нас уже устоявшийся порядок.
- Сообщаем, если не можем быть на митинге. Тогда тебя просто «исключат» из общей повестки, и мы не будем тратить время на ожидание человека на звонке.
- Ведущий созвона следит за временем. Иногда очень важно вернуть человека в нужное русло и разговор – к теме. Если вопрос превращается в дискуссию и требует дополнительного созвона с кем-то из команды, мы просто это откладываем на потом, сразу договариваясь о деталях в формате: «Ок, Костя, давай созвонимся после в 10:30».
- Ведущий шарит свой экран и приглашает к выступлению. Видишь свои задачи на экране, слышишь своё имя – можно начинать. Так у всей команды появляется единое рабочее поле и понимание.
- Если мы что-то решили, то записываем это сразу. Так мы «набрасываем» задачи или закидываем какие-то идеи в бэклог.
- Ритуал завершения. После того, как все высказались, задаем уточняющий вопрос – нужно ли что-то кому-нибудь еще? И расходимся, пожелав друг другу хорошего дня.
Какие антипаттерны мешают делать созвоны эффективными?
Иначе говоря, какие ошибки могут сделать созвон бесполезным? Когда вроде созвон есть, а эффекта от него – нет, только теряешь время.
- Неготовность участников. Часть корабля – часть команды. Если один из нас не готов, то он тянет остальных за собой. Мы теряем и время, и мотивацию, и эффективность, а компания тем временем теряет деньги.
- Неспособность структурировать информацию. Когда человек не может кратко, в двух словах, изложить, что он делал, что собирается делать и что ему нужно для успеха. Умение говорить кратко и по делу приходит с опытом.
- Расфокусировка и уход от основной темы. Мы, бывает, отвлекаемся, и прямо на созвоне начинаем обсуждать какой-то частный случай или ошибку, еще и пытаемся сразу на месте придумать решение. Не надо так. На этот случай у нас есть Руслан или Рина, которые обязательно скажут, что это тема для другого созвона, более узким кругом. Заклинаем, не уходите в рассуждения на полчаса, это вам выйдет боком.
- Непонимание цели ежедневных стендапов. У нас нет цели обсудить все дела на этот спринт или подумать о том, что будет через два года. Наша цель: мыслить максимально узко, в рамках текущих задач, и не «размываться». Если мы начнем размышлять, нас может унести очень далеко. А там и рабочий день пройдёт, а вместе с ним и смысл всего, ради чего мы тут собрались.
Наша Летучка помогает нам избегать этих ошибок и всегда держаться трёх главных вопросов:
Что я делал вчера? Что я буду делать сегодня? Что меня блокирует?
Что делать, если команда не сфокусирована и занимается посторонними делами?
Обнять и плакать.
Да нет, на самом деле, достаточно просто аккуратно просить каждого вернуться в контекст. Для этого, кстати, мы всегда просим быть с включенной камерой – быть «здесь и сейчас». Именно поэтому короткие дейли так хороши – невозможно держать контекст полтора часа подряд, даже если у тебя IQ выше, чем Бурдж Халифа. Поверьте, это просто нереально, даже если вы самый заряженный участник команды.
Именно поэтому важно мягко возвращать команду в контекст, завершая посторонние разговоры и напоминая о цели. Возможно, поначалу вы столкнётесь с непониманием и сопротивлением команды, но если делать это мягко, постепенно, и, что самое главное, – настойчиво и регулярно, вы придёте к желаемому результату.
Москва не сразу строилась
Знаете эту фразу: «чтобы научиться водить машину, надо водить машину»? Да, дело действительно в ежедневных тренировках, это опыт, который в итоге становится рутиной, которая настолько усваивается, что ты делаешь это «на автомате», и больше не можешь представить себе иного образа работы. Просто начните созваниваться каждое утро в определенное время. Пусть вся команда знает, что это теперь – часть рабочих задач. Пусть даже сначала эти созвоны занимают чуть больше времени, потом вы все привыкнете к формату и научитесь сокращать время, не терять фокус и говорить по существу.
Какие фазы обычно проходит команда, чтобы добраться до хорошего уровня?
- Вообще не проводим дейли. Зачем эти ваши созвоны? Проще сказать «словами», да и всё.
- Проводим нерегулярно. Вроде созвоны есть, а может, их нет. Никто не знает. Нет четкой агенды и выводов, непонятно, кто и чем был занят и что собирается делать.
- Стадия микроменеджмента (ВЫ СЕЙЧАС НАХОДИТЕСЬ ЗДЕСЬ). Вроде бы, наладили регулярные созвоны, но они занимают по два часа, а бедолага-менеджер бегает от участника к участнику и «за ручку» проверяет, что он сделал из своих задач. Это выматывает всех участников и ведет к выгоранию (и на первой линии будет ваш PM).
- Сокращение времени до 5 минут, понимание ценности и выработка привычки.
Такой простой инструмент, требующий от вас всего 5–10 минут времени каждый день, в долгой перспективе сослужит вам добрую службу. У вас появится Команда и Доверие. Разрозненные участники войдут в общий контекст, вы будете чувствовать, что работаете над общей задачей, а это очень повышает уровень командной работы и уровень вовлеченности.
Повысится уровень доверия и уровень удовлетворенности – каждый человек будет видеть, что он завершает свои задачи и не берет на себя лишнего. А когда ты сделал много, то себя и похвалить приятно. И работаешь не зря.
Приходите в наш телеграм-канал обсудить статью и поделиться мыслями. Расскажите, принято ли у вас в компании делать такие созвоны или на этих совещаниях хочется уволиться или уснуть? А может быть, вы уже применяете что-то такое, что помогает вашей команде быть командой, и превращает менеджера – в менеджера, а не в тревожную маму для детишек? Делитесь своими идеями!
У нас можно запросить Демо или взять Глабикс на тестовый период в три недели, а мы с радостью расскажем, как его удобнее всего настроить под нужды именно вашей компании.