Мы команда Glabix, и вот 11 проблем в управлении проектом на нашем опыте

Всем привет!

Мы работали над нашим проектом полтора года, и теперь готовы представить его миру. Мы уверены, что Glabix будет полезен многим командам, потому что в его основу лег наш многолетний опыт разработки и управления проектами. Так что с нетерпением ждем отзывов от наших пользователей.

Кто мы такие?

В нашей команде на данный момент 10 человек: мы разбросаны по России, но проект берет начало в Казани. Так что работа на удаленке, умение договариваться и доводить при этом дело до конца  – это норма. Разработкой web-приложений мы занимаемся уже более 12 лет. Наша гордость – это марктеплейс для цифровых художников artstation.com, который посещают больше 20 млн посетителей ежемесячно, мы его реализовали и поддерживаем до сих пор. Так что за это время мы прошли и видели многое, если не всё, в области управления проектами.

Мы завели этот блог, чтобы рассказывать про наш продукт, про управление командой на своем примере, описывать реальные кейсы, а не рерайтить умные статьи про управление эффективностью, которые вы наверняка много раз читали в самых разных вариациях.

11 проблем управления командой на нашем собственном примере

Даже спустя много лет работы, мы все еще продолжаем сталкиваться с одними и теми же трудностями, которые связаны с природой человека. Наша команда работает по методологии SCRUM, и мы используем двухнедельные итерации. Как, правило мы берем одну или несколько задач в Глабиксе для ведения текущего спринта. Наравне с главной целью, мы обычно берем несколько второстепенных задач, а работу над второстепенными тасками мы выносим в отдельную задачу.

В этой статье мы расскажем о трудностях в проведении ежедневных планерок.

У нас установлены определенные правила для этого ритуала:

1. Встреча длится не более 10 минут, а лучше – 5 минут (при размере команды в 10 человек);
2. Все участники заранее готовят ответ на 3 вопроса: что я завершил вчера? что я буду делать сегодня? и что меня блокирует?
3. Каждый член команды должен сообщить, с кем он собирается работать сегодня и нужны ли ему созвоны для уточнения контекста работы;

Эти правила выглядят довольно простыми и логичными, но на практике именно с ними у вас постоянно будут возникать проблемы. Вы снова и снова будете возвращаться к тому, чтобы придерживаться этих правил. Почему?

Из-за чего возникают проблемы конкретно у нас?

1. Люди не любят работать с другими людьми. Приятно делать задачи, где ты единственный исполнитель. Работать с другими – это всегда стресс: нужно подстраиваться под их ритм, передавать контекст, следить за тем, чтобы человек точно понимал, что от него хотят получить в итоге. Это про управление ожиданиями и другими людьми. Это требует навыка, а у разных членов команды разный уровень подготовки. Да-да, те самые софт-скиллы, которые очень даже важны, но их не всегда развивают в угоду хард-скиллам.
2. Нет заинтересованности в работе коллег. Вместо общей цели, каждый преследует только свои личные цели, и появляется рассинхрон в действиях и общем движении: команда не понимает, где она находится и куда идет, синхронизация хромает, скорость работы падает. Из недавнего, мы успешно завалили 3 спринта подряд. Даже у профессионалов такое тоже бывает. И это нормально, потому что дает возможность вернуться к истокам и снова переосмыслить что и как мы делаем.
3. Каждый член команды участвует в задачах сразу нескольких людей. Например, у нас параллельно идет релиз статьи в блог, релиз интеграции с Телеграмом и реализ нового билда мобильного приложения. Время дизайнера нужно распределить между всеми этими тремя задачами в течение дня. Возникает конфликт интересов: кому время дизайнера достанется первому? Точно ли будет релиз сегодня? Может быть, стоит переключиться на другие, менее важные, задачи? Это приводит к фрустрации всей команды. Это видно на ежедневном созвоне и это всегда для нас красный флаг. Значит, пора остановиться и просто поговорить.
4. Сложно трезво оценить задачу и отодвинуть самоуверенность. Порой выясняется, что задача, которую взяли в скоуп, оказалась сильно сложнее, чем мы думали. А команда у нас самоуверенная и готовая делать всё в установленные сроки. Сроки подходят, а релиз не готов? Что происходит в этот момент? Частая история: тогда член нашей команды пытается подтянуть что-то дополнительное в скоуп, чтобы отодвинуть срок немного дальше и тем самым получить дополнительное время для себя за закрытие задачи.
5. Гонимся за призраками. Бывает так, что мы начинаем спринт и понимаем, что цель спринта, мягко говоря, была высосана из пальца. Снова фрустрация и почти наверняка этот спринт будет завален. Мы знаем это по своему опыту. поэтому можем принять решение остановить спринт и начать с планирования и определения цели спринта.
6. Плохая декомпозиция задач. Мы уже давно обратили внимание на то, что чем больше у тебя опыта, тем меньше тебе хочется декомпозировать. Это своего рода когнитивная ошибка, в которую мы сами попадаем снова и снова. Как только вы получаете задачу, ваша голова сразу же выдает решение и хочется скорее начать идти этим путем, но вы можете упустить много маленьких важных деталей. Мы знаем по своему опыту, что всем хочется найти такое решение, чтобы как можно меньше зависеть от других членов команды. Но в итоге скупой платит дважды, а вы просто потратите больше времени, ведь вам придется вернуться на эту точку, нормально декомпозировать задачу и уже потом двигаться по подзадачам. Кстати, в этом нам серьезно помогает наша Летучка: в ней легче разбить задачу на подзадачи и увидеть, кто чем занимался вчера и чем будет заниматься сегодня.

1. Страх показаться некомпетентным. Казалось бы, мы уже столько лет друг друга знаем, но все равно сталкиваемся с этой проблемой. Порой нужно просто задать прямой вопрос или попросить помощи, но увы… человеческую природу не победить! Иногда человек сам не понимает, что ситуацию пора “отпустить” и обратиться за помощью. 
2. Сопротивление коллег, когда нужно переключить контекст. На утреннем созвоне мы можем договориться о совместной работе друг с другом, а к моменту уточняющего созвона, у ребят может появиться внутреннее нежелание переключаться на задачу своего коллеги. Это понятно: они слишком заняты своими задачами, и им не хочется переключать контекст.
3. Нежелание брать ответственность за задачу, потому что снова придется работать с этими людишками и заставлять их делать свою работу! Узнали? Согласны? 
4. Неравномерная нагрузка. Договорились, что сегодня релизим что-то определенное, а остальная команда считает, что может подрасслабиться. Иногда реально можно, но чаще всего – нет. Участие каждого важно. 
5. За деревьями не видим леса. Иногда мы не видим, как наша работа встраивается во что-то большее, что делает вся команда целиком, а в итоге – внутренняя ценность того, что мы делаем, падает. 

Из-за чего возникают проблемы конкретно у нас?

Как Глабикс помогает нам решить эти проблемы?

1. Летучка сама генерирует для нас отчеты о проделанной работе, помогает быстро создать себе план на день. На пятиминутных созвонах сразу видно план на день для каждого члена команды. 
2. Организация работы по проектам позволяет работать с огромным контекстом информации и со всеми членами команды.
3. Ненавязчивые уведомления из платформы позволяют сосредотачиваться на самом главном и не пропустить важное.
4. Весь контекст находится в одном пространстве, тут же видна вся переписка по проекту, ничего не теряется. Все записано, а значит, это будет сделано.

Как мы уже сказали выше, в этом блоге мы будем рассказывать о проектной работе в контексте нашей команды. А наши менеджеры будут рады рассказать вам больше про возможности системы. Всем легких спринтов и негорящих дедлайнов!

А мы сами с удовольствием пообщаемся с вами и обсудим эту статью в нашем тг-канале, приходите: https://t.me/glabix/7