Что такое зум-усталость и почему 81% людей бесят созвоны

В 2023 году Skillfactory и сервис развития карьеры Эйч провели опрос среди 1249 человек, работающих на удаленке, из 30 отраслей. По данным опроса выяснилось то, о чем давно пора было сказать – 81% людей бесят созвоны. Но тут интересно, что раздражают работников именно затянутые звонки: в процессе ничего не решается, время уходит, рабочие задачи никто не отменял, а усталость и напряжение растут. А теперь представьте, что таких созвонов не один и не два, а три или даже четыре-пять за день.

По данным того же опроса, 39% “удаленщиков” созваниваются с коллегами до трех раз в день. У кого-то митинги несколько раз в неделю, а 12% людей буквально проводят на созвонах весь рабочий день (четыре-пять звонков).

Что такое зум-усталость и почему созвоны убивают креативность?

Не кажется ли вам, что это очень много? Ученые из Стэнфорда тоже считают, что это слишком. Появился термин “зум-усталость” — это психическое напряжение, симптомы которого частично совпадают с симптомами депрессии: снижение концентрации, рассеянность внимания, проблемы со сном, хронический стресс.

Исследователи называют неочевидные, на первый взгляд, причины зум-усталости:

1. Звонки снижают нашу обычную физическую активность. Вы замечали, что при телефонном разговоре обычно человек передвигается и постоянно меняет позу? Вы и сами наверняка так делаете. Все больше современных исследований подтверждают: когда человек двигается, он лучше справляется с задачами и когнитивными процессами. Но на созвоне у тебя есть ограниченное “поле зрения” — и ты должен сидеть в его рамках.
2. Когнитивная нагрузка больше. В личной коммуникации львиную долю занимает невербальное общение: мы считываем и посылаем сигналы подсознательно и естественно. На видеозвонке нам требуется больше усилий, чтобы считывать эти сигналы, жесты и посылать их. Даже сами жесты могут означать уже нечто иное, чем в личном общении.
3. Необходимость удерживать зрительный контакт вызывает огромное напряжение. На звонке пропорции неестественны – лица бывают слишком большими для комфортного восприятия, качество связи нестабильное. А каждого участника (даже если он просто слушает) остальные подсознательно воспринимают как спикера, потому что каждый видит каждого в любой момент времени. Страх публичных выступлений и напряжение, связанное с ними, – один из самых серьезных страхов современного общества. Во время традиционного выступления слушатели более расслаблены: они могут отвлекаться или делать заметки. Но на звонке каждый из нас испытывает такой стресс, будто он спикер.
4. Тот факт, что мы видим себя во время звонка, изматывает. Мы всегда видим свое лицо в углу экрана. Представьте, что во время общения ваш собеседник стоит с зеркалом, в котором вы видите себя. Это безумие! И стресс для психики, согласно исследованиям.

Скажем даже больше. Есть исследование, которое говорит о том, что именно включенная камера на звонке – это основной фактор стресса и больше всего влияет на усталость. Даже не количество часов. Вы можете несколько часов просидеть на мьюте с выключенной камерой и не измотаться так сильно, как пару часов присутствовать на встрече в full HD – с камерой. Усталость напрямую влияет на мотивацию и на чувство вовлеченности, у людей пропадает желание высказываться на встречах, думать и проявлять свою креативность.

Люди ненавидят созвоны. Кому они нужны?

В сети вы найдете море хейтерских текстов от разработчиков, копирайтеров, маркетологов, которые всей душой ненавидят созвоны, а еще больше – людей, которые их инициируют. Обычно у этих текстов вы еще можете заметить тысячи лайков и тонны комментариев. Частенько там проскакивает высокомерие и убежденность в своем интеллектуальном превосходстве – что ж, людей можно понять.

Ты ушел на удаленку, чтобы не работать с людьми и не видеть клиентов, но тебя догнали еженедельные Зумы (это в лучшем случае).

Созвоны нужны тревожным скрам-мастерам и менеджерам от бессилия. Если ты промариновал команду на звонке пару часов, появляется ощущение, что ты что-то сделал. К сожалению, часто это единственный элемент управления и рычаг воздействия. Проще говоря, когда работа не выстроена, ты просто ходишь и задалбываешь команду “а это сделал?”, “а когда?”, “а почему еще нет?” (и так по кругу, ведь у тебя команда из 15 человек и полные руки задач).

Проще говоря, долгие неэффективные созвоны происходят от бессилия и непонимания, что вообще дальше делать команде. Мы даже не говорим о том, что часто там еще и нет нормальной подготовки, четких целей, стройного понимания, к чему все это идет, и записи инсайтов и договоренностей. А что было на созвоне и не было записано – там и останется. Спустя пару дней никто уже не вспомнит, что мы там решили.

IT-созвоны безумно дороги и неэффективны

Сам Zoom проводил исследование — средняя длина созвона на десять человек – 54 минуты!

Просто представьте: десять человек целый час сидят на созвоне, в результате которого ничего не решается, пусть будет – дважды в неделю. Допустим, час работы одного члена команды стоит 1 500 рублей, тогда получается, стоимость такого звонка – 15 000 рублей. Это 30 000 в неделю, чтобы ничего не решить?

Вы готовы покупать такое? Сомнительно, но окээээй… а ведь именно это и происходит в компаниях.

А дальше все как на картинке: без четкого ТЗ – результат ХЗ. Что созванивались? Чего хотели? Что решили? Никто не знает.

Почему это становится проблемой?

Выходит, созвоны – удовольствие дорогое, неэффективное, непопулярное среди команд, еще и ведущее к выгоранию и психологическим проблемам. Вы хотите поговорить об этом? Выслали ссылку на встречу вам на почту.

Но их при этом становится все больше, удаленка и ковид сделали свое дело. Кстати, в том же исследовании Zoom 43% респондентов признались, что делают уборку только в той части комнаты, которая видна на видео (но мы-то с вами знаем, что эта цифра куда больше).

Кажется, это гениальная иллюстрация происходящего в том числе и в рабочих процессах. Ты слегка разгреб рабочее место, напрягся на этот час, а за кадром – остатки ужина еще с выходных, енот доедает твою собаку, свалка из вещей и незаправленная кровать. Получается, такой же подход и к рабочим задачам: я сейчас немного сделаю вид, что работал, но в целом на проекте бардак, ужас и полный хаос.

Как изменить созвоны, чтобы стало нормально?

Каждый, кто хотя бы пару месяцев работал в команде, может назвать основные проблемы созвонов:

1. Невыключенные микрофоны участников бесят.
2. Мультизадачность и рассеянность внимания бесят.
3. Пассивное присутствие и невовлеченность бесит.
4. Отсутствие четких задач на созвон бесит.
5. Отсутствие рамок и модерации бесит.
6. Необходимость включить камеру и плохое качество видео бесят.
7. Проблемы с интернет-соединением бесят.
8. Плохое качество звука и посторонние шумы бесят.
9. Пустая болтовня, в результате которой ничего не решается, бесит.
10. Неготовность участников бесит.

Отдельно бесят, конечно же, коллеги, которые уехали зимовать куда-нибудь в Таиланд и сидят там теперь довольные, овеваемые ветром, освещаемые солнцем, под пальмой. Да, он закроет свой ноутбук и потом еще пойдет на пляж. Будьте уверены, именно это он и сделает. Бесит!

Что делать?

1. Для начала, признать проблему и договориться с собой, что вы действительно хотите ее решить. Это уже полдела. А дальше принять еще и такой простой факт, что изменение ситуации – это ежедневная работа, состоящая из небольших шагов, направленных именно на то, что вы хотите изменить. Спустить на тормозах не получится. Наша команда шла этот путь 12 лет, и сейчас мы в точке, когда у нас есть 5-минутные дейли, которые мы проводим строго по определенному алгоритму – этого хватает, чтобы синкануться, увидеть, где мы находимся и раскидать задачи. Про это мы уже писали в своем Блоге.
2. Постепенно снижать количество созвонов. Это сложно, но можно.
3. Одновременно снижать время созвона, постепенно. Постарайтесь задать себе рамки и ни в коем случае за них не выходить. Не делайте это резко, если ваши созвоны раньше занимали по 1,5 часа, вряд ли вы сможете уложиться в 20 минут, просто потому что так решили. Пусть сначала это будет 1 час 20 минут, потом просто час, потом, может быть, и 45 минут хватит – так победим. Ставьте себе и команде четкие временные рамки.
4. Научиться ставить на созвон четкие задачи. Что именно вы хотите на нем решить? Какой будет результат этой встречи, в чем физическом он будет выражен?
5. Приучить команду готовиться к созвонам. Пусть каждый чекнет свои задачи и будет готов ответить на вопросы по ней, чтобы не тянуть время остальных.
6. Четко обозначать начало и конец встречи и проговаривать пункты, которые вы хотите обсудить.
7. Смело отсекать все лишнее. Как только вы чувствуете, что команду “уносит” от темы звонка, смело, но вежливо, рубите: переносите это за рамки встречи, иначе вы погибнете на этом созвоне.
8. Всегда записывать то, о чем вы договорились. Сразу же ставить задачи и отдавать их тому, кто за них отвечает.

Не теряться в потоке информации нам помогает Летучка – это функция Глабикса, в которой удобно ставить и распределять задачи на день, а после – следить за их выполнением.

Так у вас перед глазами появляется чек-лист подзадач на сегодня, в пунктах нужно просто сменить статус, когда задача завершена или передать ее дальше, если требуется чье-то участие.

В нашем Телеграм-канале мы всегда рады обсудить эту статью и послушать ваши трэш-истории про созвоны в комментариях. Уверены, вам есть что рассказать!