Информационные потоки в компании, где 42% сотрудников теряют время

Из чего складываются информационные потоки в компании

Информационный поток описывает движение сведений между сотрудниками, отделами и системами: заявок, отчетов, распоряжений, статусов по задачам. Если кратко — это совокупность сообщений, циркулирующих внутри предприятия и между ним и внешней средой. Данные не лежат на месте, они передаются по каналам связи и меняют адресата. Поток обслуживает бизнес-процессы: заявка поступает в отдел, превращается в поручение и возвращается отчетом. Речь не о логистике и цепях поставок, где тем же словом называют документооборот вокруг товара. В управленческом смысле важнее другое: доходит ли распоряжение до исполнителя и возвращается ли отчет обратно.

Выделяют несколько основных видов потоков, и различают их по нескольким признакам:

• По направлению: вертикальные — где сверху вниз идут распоряжения, а снизу вверх отчеты; горизонтальные — между отделами одного уровня.
• По отношению к организации: внутренние — между сотрудниками; внешние — с клиентами, партнерами и подрядчиками.
• По типу движения: входящие сведения извне и прямые ответы на них внутри команды.
• По носителю: электронные сообщения в почте и мессенджерах и документы на бумажных носителях.
• По назначению: распоряжения, отчеты и справочные, аналитические сводки для решений.
• По степени формальности: формальные — закрепленные в регламентах и приказах; неформальные — живущие в устных договоренностях и рабочих чатах.

Чем крупнее компания, тем длиннее путь информации и тем больше точек, где она теряется. Так, сеть медицинских центров «МедИнвестГрупп» росла через слияния: часть проектов открывали с нуля, часть покупали. В 2021 году, по данным самой компании, под одним управлением оказались 4200 сотрудников и 37 медицинских проектов. Чтобы связать активы в единое информационное пространство, их вывели на общий корпоративный портал: без такой площадки сведения между проектами шли с задержкой.

Почему информационные потоки перегружают сотрудника

Сама по себе информация сотрудника не перегружает. Сложность создает ее разбросанность по десяткам мест. 55% работников ежедневно используют от 5 до 10 различных программ, а каждый пятый работает больше чем в десяти приложениях. Любой переход между окнами — из почты в мессенджер, затем в документ — крадёт внимание и рабочее время.

Разрозненность каналов давно перестала быть частным сбоем отдельной команды. Многопортальность вышла на первое место среди проблем цифрового опыта сотрудников — с ней сталкиваются 40% компаний. Информационный поток дробится между инструментами, человек тратит силы на переключения и поиск необходимых данных вместо эффективной работы с ними.

«Разрозненность инструментов — это источник цифровой перегрузки, ведущий к потере продуктивности».

Пётр Щеглов, руководитель направления сервисов продуктивности в VK Tech.

Часть нагрузки снимает смена способа коммуникации. Когда статус по проекту или короткое совещание заменяют асинхронным видеообновлением с текстовой расшифровкой, информация остается в одном месте и не растворяется в звонках и чатах. Синхронных каналов становится меньше, а сведения между ними не теряются.

Как выстроить единые информационные потоки

Разрозненные каналы приходится собирать в одну точку доступа. Результат — единое информационное поле, которое работает как одно окно: сотрудник заходит в одно место и находит нужные системы, файлы и новости, а не обходит десять вкладок. Такая среда снижает число лишних обращений у источника.

Устройство единого поля держится на правилах:

• одна точка входа ко всем корпоративным системам и данным;
• понятные договоренности — кто и куда пишет, где лежит актуальная версия документа;
• единое место хранения файлов с одним актуальным адресом у каждого документа;
• разделение потоков по адресату, чтобы важное для отдела не тонуло в общем чате;
• сквозной поиск сразу по всем системам, без обхода каждой по отдельности.

Так, группа компаний «Урбантех» свела разрозненные корпоративные системы на единый внутренний портал. После запуска, по данным компании, число запросов в HR по адаптации и работе программ сократилось на 40%, число пользователей портала выросло на 55%. Единое окно убирает лишний информационный поток у источника: за ответами по адаптации и рабочим программам сотрудник больше не идет в HR.

Что дает управление информационными потоками

Устройство информационных потоков напрямую отражается на работе людей. Когда сведения доходят вовремя, решения принимаются быстрее, а усталость от постоянных переключений снижается. Единое поле позволяет определить, где именно информация буксует, — в этом и состоит управление потоками на практике.

Измеряют это временем на поиск сведений, числом повторных вопросов, скоростью согласований и долей задач, где исполнитель ждет недостающих данных. Регулярный анализ этих показателей подсказывает, какой поток стоит оптимизировать первым и где выше затраты рабочего времени. О запросе на порядок говорят и сами работники: 45% уверены, что единое приложение для работы облегчило бы их труд. Цифровая среда, где информация течет без потерь, экономит рабочие часы и снижает раздражение от лишних касаний.

«Цифровой комфорт сотрудника влияет на его персональную эффективность, вовлеченность, лояльность и командный результат».

Елена Богданова, руководитель Ривелти.

Информационные потоки как зеркало зрелости компании

Информационные потоки редко попадают в список приоритетов, пока команда не начинает буксовать. При этом порядок в них далек от технологии ради технологии. Дело не в количестве внедрённых систем, а в результате: доходит ли нужное до нужного человека вовремя.

Когда ответ утвердительный, компания растет без потерь информации на стыках отделов. Когда нет — даже сильная команда тратит часы на то, что решается за минуты. Зрелость компании видна по тому, насколько свободно внутри нее движется информация, а не по числу внедренных систем.