Организация удаленной работы: что регулирует закон, а что решает компания

Когда удаленка перестает устраивать руководителей, работодатели обычно добавляют обязательные дни в офисе. Дополнительные офисные дни меняют расписание команды, но не определяют, как сотрудники взаимодействуют вне офиса. Трудовой кодекс устанавливает, в каких документах закрепляют порядок взаимодействия с дистанционным работником, а каналы связи, сроки ответа и формат отчетов работодатель выбирает сам. Поэтому организация удаленной работы начинается с решений, которые компания принимает до перевода сотрудника. Ниже разберем, кому подходит удаленка, какие договоренности о связи и отчетах закрепить в документах и кто отвечает за технику и новичков.

Сколько компаний сохранили удаленную работу в 2026 году?

Удаленная работа в российских компаниях за последний год стала точечной. По опросу SuperJob, доля компаний с дистанционными сотрудниками сократилась с 35% в феврале до 31% по итогам сентября. В 78% компаний, сохранивших дистанционный режим, вне офиса работает менее 10% штата.

Число самих удаленных работников тоже падает. Росстат сообщает, что во втором квартале 2026 года на удаленке работали 806 тысяч человек — на 15,4% меньше, чем годом ранее.

Работодатели, недовольные удаленкой, прежде всего планируют чаще возвращать сотрудников в офис. По опросу Defin и AIMIKA, в 62% компаний в России намерены увеличить число обязательных офисных дней. 48% респондентов назвали главной причиной ужесточения то, что командами стало сложнее управлять. При этом 46% опрошенных ожидают роста текучести кадров в результате таких мер.

Если часть сотрудников продолжает работать удаленно, компании нужно определить правила взаимодействия с ними. Документы для их письменного закрепления перечислены в Трудовом кодексе.

Кого переводить на удаленку, а кого оставить в офисе?

Решение о переводе российские компании принимают для каждой позиции отдельно. По опросу hh.ru, более 74% работодателей заявили, что выбор дистанционного формата зависит от роли сотрудника и его задач. Сервис отмечает, что такой избирательный подход встречается все чаще.

Пригодность роли для удаленки зависит от устройства самой работы. Удаленный формат подходит там, где специалист отвечает за конкретный участок работы и сдает проверяемый результат. Удаленка хуже подходит для задач, в которых сотрудникам нужно за считаные минуты согласовывать действия со смежными службами. Перед переводом руководитель проверяет роль по трем критериям:

• Автономность. Сотрудник ведет свой участок без ежечасных согласований с коллегами.
• Измеримый результат. Результат работы можно проверить по сроку выполнения, объему или качеству и принять дистанционно.
• Потребность в срочной координации. Работа не требует мгновенного согласования действий с командой.

Если задачи требуют мгновенной координации с командой, дистанционная работа приводит к задержкам. Для таких позиций выбирают офисный или гибридный формат работы. Возможность быстро согласовывать действия особенно важна для специалистов, работающих с дата-центрами, системами высокопроизводительных вычислений и другой критически важной инфраструктурой.

«Здесь особенно ценны оперативные коммуникации, быстрая координация и высокая управляемость процессов, которые проще обеспечивать в офисе».

Анастасия Нурмамед, HR-директор «Интелион Дата».

Какой формат дистанционной работы выбрать по Трудовому кодексу?

Закон предусматривает три формы дистанционной работы. От выбранной формы зависит, какие условия закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Статья 312.1 ТК РФ описывает выполнение трудовой функции дистанционно «на постоянной основе», «временно» либо «периодически». Формы дистанционной работы отличаются продолжительностью и условиями ее чередования с работой в офисе:

Периодическая дистанционная работа соответствует гибридному формату — самому распространенному среди российских сотрудников. По подсчетам get experts, в 2025 году 51% сотрудников в России трудились в гибридном формате. Еще 41% оставались в офисе, а 8% работали полностью удаленно. Перейти на гибрид можно и после начала работы. Например, в «Трисофте» такой формат предлагают для определенных позиций после успешного прохождения испытательного срока продолжительностью от одного до трех месяцев.

Отдельно закон описывает экстренный перевод. Статья 312.9 ТК РФ регулирует временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях. Среди таких обстоятельств статья называет катастрофы природного или техногенного характера, производственные аварии, несчастные случаи на производстве и пожары. Для планового перевода на удаленку эту процедуру не применяют.

12 ноября 15:00 МСК Онлайн Бесплатно Открытый разбор: КП отправили, а дальше тишина Для руководителей продаж: как узнать, что происходит со сделкой, пока клиент молчит, и как вернуть разговор. Зарегистрироваться

Что записать в порядке взаимодействия с удаленным сотрудником?

Правила общения распределенной команды работодатель задает в порядке взаимодействия. Статья 312.3 ТК РФ гласит: «Порядок взаимодействия работодателя и работника, в том числе в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя, устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору». Закон определяет, в каких документах закрепляют порядок взаимодействия. Конкретные каналы связи, сроки ответа и формат отчетов работодатель выбирает сам.

Записанный порядок снимает часть опасений, которые работодатели связывают с удаленкой. По опросу hh.ru, основные риски удаленки связаны с управлением и коммуникациями. Более 60% работодателей опасаются, что командам станет сложнее взаимодействовать. Если порядок связи не согласован, сотрудники могут использовать разные мессенджеры и по-разному понимать сроки ответа. Руководителю приходится выяснять по переписке и звонкам, о чем договорились сотрудники.

Каналы и сроки ответа удаленного сотрудника

В порядке взаимодействия определяют каналы для срочных запросов, рабочих обсуждений и официальных поручений. Для каждого типа обращения устанавливают срок ответа. Отдельно решают, когда нужен созвон, а когда достаточно письма. Обычно фиксируют:

• Мессенджер для срочных запросов и время ответа на них в рабочие часы.
• Платформу для обсуждений, где можно отвечать не сразу и не прерывать работу из-за каждого сообщения.
• Систему для поручений и отчетов, где фиксируют задачу, срок выполнения, ответственного и результат.
• Выбор между созвоном и письмом: онлайн-встречу проводят для обсуждения спорных вопросов, а текущий статус передают текстом.

Итог встречи и единое место для документов удаленной команды

В распределенной команде время уходит на поиск актуальной версии файла и восстановление договоренностей после созвона. Поэтому в порядке определяют, кто фиксирует итоги встречи и где хранится действующая версия файлов.

Например, в агентстве MYGRIBS организовали общее хранилище рабочих файлов и итогов встреч. В команде 45 сотрудников. Офисы расположены в Санкт-Петербурге, Минске и Дубае, а часть команды работает в других городах и часовых поясах. Почту, документы, диск и созвоны объединили в одной рабочей среде. Вместо 5–7 офлайн-версий брифа теперь используют один файл в облаке. Встречи автоматически расшифровываются, а конспект отправляют участникам. По оценке самого агентства, каждый сотрудник экономит до 1–2 часов в день за счет упорядоченных процессов.

Когда удаленный сотрудник обязан быть на связи?

Две нормы Трудового кодекса регулируют разные стороны взаимодействия с дистанционным сотрудником: учет рабочего времени и последствия длительного отсутствия связи с работодателем.

Первая норма касается рабочего времени дистанционного сотрудника. Статья 312.4 ТК РФ гласит: «Время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время». Это правило действует и при ответе на вечернее сообщение. Когда руководитель пишет после окончания рабочего дня и ждет быстрого ответа, сотрудник вынужден продолжать работу. Риск перегрузки работодатели видят сами: по опросу hh.ru, около 65% опасаются выгорания сотрудников.

Вторая норма касается длительного отсутствия связи, которое при определенных условиях может стать основанием для увольнения. Статья 312.8 ТК РФ предусматривает, что «трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя». В такой ситуации работодатель вправе расторгнуть договор, но не обязан этого делать. Если в порядке взаимодействия установлен более длительный срок для ответа, действует именно он. Срок отсчитывается со дня поступления запроса работодателя. Его удобнее направлять через согласованный канал, где можно подтвердить дату получения.

Компания и сотрудник договариваются, когда нужно быть на связи, и закрепляют это в порядке взаимодействия. Руководитель знает, когда ждать реакции, а сотрудник понимает, когда вправе не отвечать. Если стороны спорят о том, вовремя ли сотрудник ответил, они сверяют время сообщений в переписке с согласованными окнами доступности.

Как проверять результат удаленной работы без слежки?

Результат дистанционного работника можно проверять по контрольным точкам и отчетам. При этом часть работодателей отказывается от регулярных проверок. В исследовании get experts за 2025 год выделяются три модели:

• Без контроля. 49% работодателей доверяют сотрудникам и не контролируют их работу, на 9% больше, чем в 2024 году.
• Регулярная проверка. 20% проверяют выполнение задач два раза в неделю.
• Отчет по итогам. 12% работодателей требуют его по завершении проекта.

В другом исследовании выясняли, считают ли работодатели удаленную работу такой же продуктивной, как офисную. По данным «Технологий Доверия» и O1 Properties, только 11% работодателей верят, что продуктивность на удаленке может сравниться с офисной.

Руководитель сможет оценить выполнение задачи, если заранее согласует с сотрудником ожидаемый результат и срок сдачи. Отслеживание активности за компьютером показывает действия сотрудника, но не подтверждает выполнение задачи к оговоренному сроку. Поэтому в порядке указывают:

• Контрольные точки по каждой задаче.
• Приоритеты между задачами.
• Формат отчета и его получателя.

Контрольные точки не заменяют общения руководителя с сотрудником. Если контакт ограничивается отчетами, сотрудник не получает своевременной обратной связи. На регулярных встречах один на один руководитель обсуждает ход работы без проверки каждого шага.

«Удаленное управление — это не про контроль, а про доверие. Но когда руководитель сам находится на дистанции и не участвует в жизни команды, доверие перестает работать».

Гарри Мурадян, HR-эксперт.

Кто отвечает за технику и защиту данных на удаленке?

Обязанности по оснащению дистанционного работника закон возлагает на работодателя. Статья 312.6 ТК РФ об организации труда дистанционных работников закрепляет: «Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами». Если дистанционный работник с согласия или ведома работодателя и в его интересах использует собственную или арендованную технику, работодатель «выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств». Кроме компенсации, работодатель возмещает расходы, связанные с использованием этих средств.

Норма оставляет компании выбор: предоставить оборудование или компенсировать использование техники сотрудника. Средства защиты информации в любом случае обеспечивает работодатель. До перевода сотрудника компания настраивает защищенный доступ к рабочим системам. Условия компенсации и требования к защите закрепляют в тех же документах, что и правила общения.

При массовой удаленной занятости линейных сотрудников домашние рабочие места становятся частью корпоративной инфраструктуры. Например, в «Ростелеком Контакт-центре» работают 7 тысяч сотрудников. Три четверти операторов этой дочерней структуры «Ростелекома» трудятся дистанционно. По данным контакт-центра, сотрудники используют виртуальные рабочие места более чем в 1,5 тыс. населенных пунктах 82 регионов. Рабочие компьютеры подключены к корпоративному ИТ-контуру. Через него компания контролирует рабочий процесс и защищает информацию.

Как ввести новичка в работу на удаленке?

Новый сотрудник работает по тем же правилам, что и вся команда, но ему сложнее в них ориентироваться. Опытный работник знает, к какому коллеге обращаться с вопросом и где лежит нужный файл. Новичок таких неформальных знаний еще не набрал.

Поэтому на первые месяцы порядок дополняют отдельными правилами:

• Закрепленный наставник. Его имя указывают в плане первых недель, чтобы новичок знал, к кому обращаться с повседневными вопросами.
• Записанные инструкции по типовым задачам. С их помощью можно самостоятельно находить ответы на повторяющиеся вопросы и не ждать помощи коллег.
• Сокращенный срок ответа для новичка. Наставник и руководитель реагируют на его сообщения быстрее, чем требует общий порядок.
• Офисные дни на старте, если характер работы и расположение сотрудников позволяют познакомить новичка с командой лично.

«Передать неформальные знания, погрузить в процессы или просто ответить на короткий вопрос гораздо проще, когда новички и молодые сотрудники находятся в одном пространстве с опытными коллегами».

Сергей Спасов, директор по развитию человеческого капитала Школы управления «Сколково».

Что решить до перевода сотрудника на удаленку

Организация удаленной работы требует заранее принять и зафиксировать семь решений:

• Роли. Какие позиции переводятся и по каким критериям: автономность, измеримый результат, потребность в срочной координации.
• Форма по статье 312.1 ТК РФ. Постоянная, временная или периодическая. Ее закрепляют в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
• Порядок взаимодействия. Каналы для разных типов обращений, сроки ответа, фиксация итогов встреч и единое хранилище файлов.
• Окна доступности. Когда сотрудник на связи и когда вправе не отвечать.
• Контрольные точки и отчеты. Что сдается, в каком формате и кому.
• Техника и данные. Корпоративное оборудование или компенсация, средства защиты информации и доступ к системам.
• Адаптация новичков. Наставник, записанные инструкции, быстрые ответы и личное знакомство с командой на старте.