В командах совещанием часто называют любую совместную работу: короткую сверку по статусам или многочасовой разбор стратегии. За одним словом скрываются разные задачи. Чаще всего путают обычное обсуждение и рабочую сессию. Первое проводят, когда нужно быстро обменяться информацией или согласовать действия. Вторую заранее готовят под конкретный вопрос и определяют, к какому результату должна прийти группа. Ошибка в выборе подхода отнимает время. На разговоры, переписку, звонки и обсуждения с подчиненными у руководителей уходит до 50 часов в месяц.
Разберем, чем рабочая сессия отличается от совещания, для каких задач подходит каждый формат и как выбрать встречу под нужный результат.
Совещание и рабочая сессия: зачем команде разные форматы
Совещание и рабочая сессия решают разные задачи. На совещании сотрудники обмениваются статусами и координируют работу. Они обсуждают, кто что сделал, где возникли сложности и что делать дальше. Во время рабочей сессии участники разбирают сложный вопрос. К концу встречи участники формируют решение и план действий. Смешение форматов приводит к двум ошибкам — координация растягивается на полдня, а на разработку стратегии пытаются выделить пятнадцать минут.
Форматы различаются по четырем критериям.
| Совещание | Рабочая сессия | |
|---|---|---|
| Цель | обменяться статусами, согласовать действия | разработать решение под конкретную задачу |
| Длительность | 30–60 минут | несколько часов, иногда серия встреч |
| Роль ведущего | председатель ведет по повестке | фасилитатор организует совместную работу |
| Результат | протокол и поручения | проработанное решение, план действий |
Ошибка в выборе формата отнимает у команды время. Исследование Школы управления СКОЛКОВО показало, что половина сотрудников тратит 2 часа в день на лишние коммуникации, а 25% теряют до пяти часов. Плохо выстроенные бизнес-коммуникации обходятся российским компаниям в сумму до 8,7 триллиона рублей в год. Поэтому короткие встречи стоит оставлять для координации, а сложные вопросы выносить в отдельные рабочие сессии.
Рабочая сессия отличается от совещания структурой, а не длительностью
Рабочую сессию отличает не длительность, а структура. До встречи команда определяет, к какому решению должна прийти в финале.
Рабочая сессия проходит в несколько этапов:
- Подготовка. Фасилитатор формулирует цель, готовит повестку и задает ожидаемый итог.
- Совместная работа. Участники обсуждают вопрос в мини-группах, предлагают варианты и сопоставляют позиции.
- Фиксация идей. Команда записывает предложения на флипчартах, стикерах или виртуальных досках.
- Выбор решений. Группа определяет рабочие направления, назначает ответственных и согласует дальнейшие действия.
Как это выглядит на практике, описывает команда «КОРУС Консалтинг». В департаменте электронной коммерции вместо привычных планерок провели серию командных сессий с фасилитатором. Стартовая сессия длилась шесть часов и собрала 11 человек. Участники работали в малых группах, а выводы переносили на флипчарты и виртуальные доски. Затем команда провела еще 18 онлайн-встреч по два-три часа. Весь цикл занял четыре месяца. За полтора года состав ключевых участников департамента не изменился. Серия рабочих сессий помогла команде последовательно прорабатывать стратегию, фиксировать решения и возвращаться к ним на следующих встречах.
Когда собирать совещание, а когда — сессию
Формат выбирают по типу задачи, а не по размеру повестки. Для координации и статусов достаточно короткой встречи. Рабочая сессия нужна для разработки стратегии, разбора сложной проблемы или согласования приоритетов. На ней команда совместно разбирает вопрос без докладов по очереди. Простой чек-лист поможет выбрать подходящий формат. Сессия оправдана, когда:
- задача не имеет готового ответа и требует разработки решения с нуля;
- вопрос затрагивает несколько отделов, а не одного исполнителя;
- команде нужно разработать стратегию, согласовать приоритеты или разрешить конфликт интересов;
- вместо раздачи поручений команде нужно вместе разобрать ситуацию.
Обычной встречи достаточно, когда:
- решение уже принято, и сотрудников нужно с ним ознакомить;
- задача сводится к статусам, поручениям или согласованию известного;
- вопрос решается за пятнадцать минут и не требует совместной разработки решения.
Когда проводить рабочую сессию
Рабочая сессия нужна, когда у задачи нет готового решения. Команда должна сопоставить позиции, выбрать общий подход и договориться о дальнейших действиях. Такой формат дает участникам время для совместной работы, а не для отчетов по кругу.
«Такой опыт может быть полезен любой команде, которой необходимо безопасное пространство для доверительного диалога, сфокусированного на решении амбициозных бизнес-задач».
Александр Смышляев, HR-бизнес-партнер департамента электронной коммерции «КОРУС Консалтинг».
Когда достаточно обычной встречи
Совещания достаточно, если новый подход искать не нужно. На такой встрече команда сверяет статусы, согласует действия, распределяет поручения или получает информацию. Итоги фиксируют коротким протоколом. Участникам не нужно разрабатывать новый подход. Многочасовая сессия в такой ситуации лишь отнимет у команды время.
Что дает сессия и упускает совещание: общий смысл и контекст
Рабочая сессия дает команде план и понимание логики принятых решений. Людям важно видеть направление работы и причины выбора конкретных действий. На совещании участники чаще сверяют текущие задачи. Во время сессии они формируют общий подход, определяют приоритеты и договариваются о критериях результата. Совместное обсуждение повышает вовлеченность, а в финале команда закрепляет зоны ответственности за конкретными участниками. На рутинных встречах для глубокого разбора часто не хватает времени.
«Люди — это наша главная ценность и, если они не понимают, куда и, главное, зачем мы идем, высоких результатов не добиться».
Мария Бар-Бирюкова, директор департамента электронной коммерции «КОРУС Консалтинг».
Руководителю не стоит подменять один формат другим. Совещание подходит для обмена статусами, координации и распределения поручений. Рабочая сессия нужна, если участникам предстоит вместе найти ответ на сложный вопрос. Главный критерий выбора — итог, который команда должна получить к концу встречи.
Другие статьи по теме
Часто задаваемые вопросы
Чем рабочая сессия отличается от совещания?
На совещании сотрудники обмениваются статусами и координируют работу, во время рабочей сессии участники разбирают сложный вопрос и к концу встречи формируют решение и план действий. Форматы различаются по четырем критериям: цель, длительность, роль ведущего и результат. Совещание длится 30–60 минут, его ведет председатель по повестке, итог — протокол и поручения. Рабочая сессия занимает несколько часов, ее организует фасилитатор, а итогом становится проработанное решение и план действий.
Когда проводить рабочую сессию, а когда достаточно совещания?
Сессия оправдана, когда задача не имеет готового ответа и требует разработки решения с нуля, вопрос затрагивает несколько отделов, а команде нужно разработать стратегию, согласовать приоритеты или разрешить конфликт интересов. Обычной встречи достаточно, когда решение уже принято и сотрудников нужно с ним ознакомить, задача сводится к статусам и поручениям или вопрос решается за пятнадцать минут.
Из каких этапов состоит рабочая сессия?
Из четырех. Сначала фасилитатор формулирует цель, готовит повестку и задает ожидаемый итог. Затем участники обсуждают вопрос в мини-группах, предлагают варианты и сопоставляют позиции, а команда записывает предложения на флипчартах, стикерах или виртуальных досках. В финале группа определяет рабочие направления, назначает ответственных и согласует дальнейшие действия.
Сколько длится рабочая сессия?
Несколько часов, иногда серия встреч. В кейсе «КОРУС Консалтинг» стартовая сессия длилась шесть часов и собрала 11 человек, затем команда провела еще 18 онлайн-встреч по два-три часа. Весь цикл занял четыре месяца.
Чем фасилитатор отличается от председателя совещания?
Председатель ведет совещание по повестке, а фасилитатор организует совместную работу группы. Он заранее формулирует цель и ожидаемый итог, помогает участникам обсуждать вопрос в мини-группах, сопоставлять позиции и приходить к решению, которое группа фиксирует вместе с планом действий.
Сколько компании теряют на неэффективных коммуникациях?
По исследованию Школы управления СКОЛКОВО, на разговоры, переписку, звонки и обсуждения с подчиненными у руководителей уходит до 50 часов в месяц. Половина сотрудников тратит 2 часа в день на лишние коммуникации, а 25% теряют до пяти часов. Плохо выстроенные бизнес-коммуникации обходятся российским компаниям в сумму до 8,7 триллиона рублей в год.