Электронный документооборот с контрагентами. Что обязательно в 2026 году

Подключенный оператор ЭДО и выпущенные сертификаты еще не означают, что компания отказалась от бумаги. По июньскому опросу сервиса «Мое дело» среди 2,2 тыс. представителей малого и среднего бизнеса, электронные документы и подпись используют 73% респондентов, но только 10% полностью отказались от бумаги. Одна из причин — сложности с внешним обменом: он зависит от готовности контрагентов и требований закона. При переходе учитывают обязательные сроки, объем документов у каждого партнера и процедуры, которые пока нельзя полностью автоматизировать.

22 октября 16:00 МСК Онлайн Бесплатно Онлайн-конференция: Онбординг без созвонов Практика тех, кто каждый день заводит людей в продукт и в партнёрскую сеть. Зарегистрироваться

Внешний контур электронного документооборота: контрагенты и государство

Внутри компании руководство определяет порядок согласования документов: кто их проверяет, в какие сроки и в какой системе. При обмене с контрагентами нужно учитывать и внешние требования. Формат счета-фактуры утверждает ФНС, полномочия подписанта проверяет покупатель, срок перехода на электронные перевозочные документы устанавливает федеральный закон № 140-ФЗ.

Например, счет-фактуру продавец выставляет покупателю для учета НДС. Доля применения электронных счетов-фактур растет: по данным ФНС, в 2020 году она составляла 9%, а в 2025 году достигла 64%. Этот показатель относится к одному виду документов и не описывает весь внешний обмен компании.

Какие документы уходят партнеру по сделке и в государственные органы

Компания обменивается с партнерами и госорганами несколькими видами документов. Их формат, порядок подписания и передачи зависят от назначения. Приказа одной стороны недостаточно, чтобы установить правила для всех участников:

• Счета-фактуры и УПД. Форматы электронных документов утверждает ФНС. Универсальный передаточный документ может совмещать функции первичного документа об отгрузке и счета-фактуры;
• Акты выполненных работ и товарные накладные. Подтверждают выполнение работ, оказание услуг или передачу товара. Для двустороннего подписания участникам нужно согласовать электронный обмен;
• Договоры и дополнительные соглашения. Закрепляют условия сделки и их изменения, в том числе порядок обмена документами;
• Транспортные накладные, заявки и заказы на перевозку. Оформляют отношения участников грузоперевозки. При работе с накладной свои сведения вносят грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель;
• Отчетность и документы для госорганов. Декларации и расчеты передают по установленным ведомством форматам и каналам, в том числе через оператора ЭДО.

Оператор электронного документооборота и подпись: доставка и подтверждение авторства

Оператор ЭДО передает файл между информационными системами, фиксирует время отправки и получения, хранит технологические подтверждения. Такие посредники должны соответствовать установленным требованиям. ФНС ведет реестр операторов электронного документооборота и публикует его в открытом доступе. Участники одной сделки могут работать в разных системах — возможность обмена между ними нужно проверить заранее.

Электронная подпись позволяет установить, кто подписал файл. Один из ее видов — квалифицированная электронная подпись, КЭП, которую используют в обмене с клиентами, поставщиками и госорганами. Удостоверяющий центр выдает сертификат с данными владельца. Для большинства коммерческих организаций сертификат руководителя оформляет ФНС или ее доверенное лицо. Представитель компании использует КЭП физического лица, а полномочия подтверждает доверенностью.

Где электронный обмен уже обязателен, а где его только планируют

Для части документов переход на ЭДО установлен законом. По другим пока обсуждают возможные сроки. При планировании важно различать действующее требование и прогноз ведомства.

Транспортные накладные: обязательный электронный вид с сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года в электронном виде оформляются транспортные накладные, заказы и заявки при автомобильных перевозках, а также экспедиторские документы. Норму ввел федеральный закон № 140-ФЗ. Она действует с исключениями: случаи, в которых разрешена бумажная форма, определены приказами Минтранса. Электронную транспортную накладную сокращенно называют ЭТрН. В ходе подготовки к переходу ФНС рассказывала, как перерабатывает форматы документов для грузоперевозок.

Для обмена перевозочными документами нужен оператор ИС ЭПД из реестра Минтранса: через него сведения поступают в государственную информационную систему электронных перевозочных документов, ГИС ЭПД. Компании нужно проверить готовность всех участников каждой перевозки. Подключения собственной системы недостаточно, если перевозчик или грузополучатель не может оформить свою часть накладной.

ЭТрН состоит из титулов — электронных частей, которые последовательно заполняют и подписывают участники. Они заранее согласуют порядок работы и внесения изменений. Например, смена грузополучателя в пути согласуется с грузоотправителем. Если обмен начат в электронном виде, завершать его нужно в той же форме.

Электронные счета-фактуры: когда обсуждают всеобщий переход

Всеобщая обязанность выставлять электронные счета-фактуры пока не введена. При этом для отдельных операций электронная форма уже обязательна, в частности при реализации прослеживаемых товаров с предусмотренными законом исключениями.

Решение о всеобщем переходе ФНС связывала с распространением электронных счетов-фактур. По оценке начальника Управления электронного документооборота службы, до намеченного показателя осталось 5–7%. Для небольших компаний служба планирует бесплатные инструменты с базовыми функциями ЭДО. Еще одно направление подготовки — совместимость сервисов: платформу ФНС связывают с системами операторов для передачи документов на подписание. Возможную дату всеобщего перехода представитель ведомства назвал в интервью:

«Наши пристрелочные ощущения говорят, что там, возможно, где-то в начале 2028 года, может быть, даже с 1 апреля, электронные счета-фактуры станут обязательными для всех».

Федор Новиков, начальник Управления электронного документооборота ФНС России

Эта дата — предварительная оценка, а не установленный законом срок. Компания может заранее настроить обмен с учетной системой, оформить сертификаты подписантам и подключить контрагентов. Такая подготовка снижает риск, что после принятия нормы все задачи придется решать одновременно.

Машиночитаемая доверенность: кто имеет право подписать документ

Когда бухгалтер подписывает отгрузочные документы, а менеджер по закупкам — договоры, получателю нужно проверить, вправе ли они действовать от имени компании. Личная электронная подпись подтверждает авторство, но сама по себе не дает таких полномочий.

Для подтверждения полномочий в обмене с КЭП используют машиночитаемую доверенность, МЧД. Это электронный документ установленного формата, который информационная система может проверить автоматически. По разъяснению ФНС, с 1 сентября 2024 года представитель организации подписывает электронные документы КЭП физического лица с приложением МЧД. Бумажная доверенность не заменяет ее в таком обмене. Руководителю, действующему без доверенности, и индивидуальному предпринимателю, который подписывает документы сам, МЧД не нужна.

В июле 2026 года ФНС сообщила, что в едином блокчейн-реестре зарегистрировано 5 млн машиночитаемых доверенностей. В хранилище попадают МЧД единого формата, загруженные через портал службы. Контрагенты используют его для проверки полномочий при обмене документами.

Как вторая сторона сверяет полномочия подписанта электронного документа

Получатель проверяет сертификат электронной подписи и доверенность представителя. По данным МЧД он сверяет доверителя, объем полномочий и срок действия, а также проверяет, не отменена ли она.

При увольнении сотрудника доверенность нужно отозвать: прекращение трудовых отношений не отменяет ее автоматически. Личный сертификат КЭП при этом остается у владельца. Поэтому компании нужен актуальный список представителей с их полномочиями и сроками действия МЧД, а также порядок отмены доверенностей. Иначе бывший сотрудник может сохранить возможность подписывать документы от ее имени.

Какие сложности возникают при нотариальном оформлении МЧД

Нотариальное удостоверение и передоверие требуют отдельной проверки процедуры. Сложности могут возникнуть при работе с закрытыми данными и обмене между системами нотариата, оператора ЭДО и ФНС. Например, с такими ограничениями столкнулся «Росводоканал», когда пытался упростить оформление МЧД через нотариуса:

«Процесс оформления МЧД через нотариуса, особенно при закрытых данных, требует корректировки на федеральном уровне. К сожалению, отдельные инициативы крупного бизнеса не находят поддержки регуляторов».

Виталий Слободин, руководитель направления развития ЭДО «Росводоканала»

Для таких операций нужно отдельно согласовать порядок с нотариусом и оператором. Бумажное оформление сохраняют там, где оно допустимо. Трудности с отдельной процедурой не мешают переводить на ЭДО остальные документы.

Роуминг между операторами: когда партнер работает в другой системе

Если контрагент работает у другого оператора, обмен можно настроить через роуминг. Он связывает сервисы и позволяет передавать документы без перехода всех участников в одну систему. При этом нужно проверить, поддерживают ли операторы обмен нужными видами документов.

По данным «Контур.Диадока», около трети всех обменов ЭТрН проходит через роуминг. В публикации не уточняется база расчета, поэтому переносить эту оценку на весь рынок без дополнительных данных нельзя.

Условия и стоимость роуминга зависят от оператора и тарифа. При выборе сервиса учитывают возможную плату за настройку и передачу документов, объем обмена по каждому направлению и системы, в которых работают партнеры.

Как выбирают оператора электронного документооборота по карте контрагентов

В карте контрагентов перечисляют партнеров, их операторов ЭДО и объем обмена с каждым. Если большая часть документов уходит в одну систему, стоит сравнить стоимость прямого подключения к ней и роуминга. В расчет включают интеграцию с учетной системой компании: ручной перенос данных может сократить ожидаемую экономию.

Например, цементный холдинг «ЦЕМРОС» с 18 заводами перешел на ЭТрН раньше обязательного срока. При выборе Saby учитывали, что сервисом уже пользовалось большинство контрагентов: это избавляло от настройки роуминга. Платформу интегрировали с учетной системой «Парус». По данным кейса, за 2025 год объем подписанных ЭТрН превысил 15 тыс. Компания экономит 2 тонны бумаги в год.

Что делать, когда контрагент не работает в ЭДО

Роуминг помогает, если у партнера уже есть оператор. Когда электронный обмен у контрагента не настроен, сначала нужно организовать его подключение. По опросу «Мое дело», отсутствие ЭДО у партнеров — самая распространенная причина неполного перехода: ее назвали 38% респондентов.

Чтобы расширить электронный обмен, партнерам помогают подключиться, обучают работе в сервисе и поддерживают при первых отправках. Эту работу можно выстроить так:

• Начните с контрагентов, от которых поступает больше всего бумажных документов. Их подключение позволит перевести значительную часть обмена в электронный вид;
• Уточните, какими сервисами пользуются партнеры. Тем, кто уже работает в ЭДО, может быть достаточно настроить роуминг;
• Подготовьте пошаговые инструкции с учетом работы контрагента. Покажите, как создать документ из заказа, отправить его и проверить результат;
• Обеспечьте поддержку при первых отправках. Помогите с ответным подписанием и разберите отказы из-за ошибок в формате;
• Встройте ЭДО в привычный порядок работы поставщика. Сократите ручные действия, которые могут помешать регулярному обмену.

Так поступил сервис быстрой доставки «Самокат». Компания встроила ЭДО и EDI — обмен данными о заказах и поставках — в существующие процессы закупок. Для сотрудников сохранили привычный порядок работы, поставщикам подготовили инструкции и организовали консультации на всех этапах подключения. Согласно опубликованному кейсу, 99% поставщиков взаимодействуют с компанией через ЭДО и EDI, а время обработки заказов сократилось на 40%.

Гибридный режим: бумага рядом с электронным документооборотом

Пока подключены не все партнеры, компания может вести бумажный и электронный обмен параллельно — в тех случаях, где закон допускает выбор формы. В том же опросе «Мое дело» акты выполненных работ на бумаге оформляют 63% респондентов, договоры — 45%.

Гибридный режим может добавлять работы бухгалтерии: нужно учитывать документы из двух источников и искать их как в бумажном, так и в электронном архиве. Срок хранения зависит от вида документа и требований закона. Чтобы сокращать объем бумаги, для каждого еще не подключенного контрагента фиксируют препятствие, ответственного и плановый срок перехода.

Юридическая сила электронного документа во внешнем обмене

При согласовании электронного обмена у контрагентов возникают вопросы о юридической силе документов. По опросу «Мое дело», в ней сомневается четверть респондентов. Столько же опасается сбоев и утечек данных. До подключения стоит объяснить партнерам, как подтверждаются авторство и целостность файла.

Что подтверждает квалифицированная электронная подпись

По статье 6 закона об электронной подписи, электронный документ с КЭП равнозначен бумажному с собственноручной подписью. Исключение — случаи, когда федеральный закон или принятый на его основании нормативный акт требует исключительно бумажной формы.

Квалифицированный сертификат позволяет установить владельца подписи, а криптографическая проверка — обнаружить изменения после подписания. При этом КЭП не отменяет требований к содержанию документа и полномочиям представителя. Закон также допускает признание простой и неквалифицированной подписи в предусмотренных им случаях или по соглашению участников.

Команде полезно показать эту проверку на конкретном документе: как определяется подписант, где видны его полномочия и как оператор подтверждает отправку и получение. Зачем нужно такое объяснение, отмечает эксперт сервиса «Мое дело»:

«Часть сотрудников до сих пор считает бумажную подпись надежнее электронной. На практике все наоборот: ЭДО защищен криптографически и имеет такую же юридическую силу. Для того чтобы снять это недоверие, компании должны объяснять команде, как устроен процесс и почему ему можно доверять».

Евгения Самарова, эксперт бухгалтерии для бизнеса «Мое дело»

Соглашение об ЭДО и хранение электронных документов

Порядок работы стороны могут закрепить в соглашении об ЭДО — отдельном документе или приложении к договору. Само по себе такое соглашение не является условием юридической силы документа с КЭП, но помогает заранее согласовать организационные вопросы:

• Оператор и порядок обмена. Через какой сервис передают документы, как фиксируют отправку и получение;
• Перечень документов. Что оформляют электронно, а что временно остается на бумаге, если это допускает закон;
• Подписи и полномочия. Каким видом подписи пользуются и как проверяют право представителя действовать от имени компании;
• Действия при сбое. Кто устраняет ошибки доставки или формата и в какой срок повторяет отправку;
• Хранение. Где находятся документы и технологические протоколы обмена, кто отвечает за архив и доступ к нему.

По статье 29 закона о бухгалтерском учете, первичные учетные документы хранят в течение установленных архивными правилами сроков, но не менее пяти лет после отчетного года. Средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности подписи сохраняют не менее пяти лет после года, когда их в последний раз использовали для составления бухгалтерской отчетности.

Для электронного архива важно сохранить возможность воспроизвести файл и проверить подпись. Вместе с документом сохраняют технологические подтверждения оператора и сведения, необходимые для такой проверки, включая данные о сертификате.

Сколько внешнего обмена останется бумажным

Доля ЭДО зависит от состава документов и готовности партнеров. По оценке представителя «ДМ-Тех», доля юридически значимого электронного документооборота в России составляет около 65%, а к 2029 году может увеличиться до 75%. Это оценка рынка, по которой нельзя определить срок полного отказа от бумаги в конкретной компании.

План перехода составляют по своим документам и контрагентам. Задачи можно распределить в такой очередности:

1. Обеспечить электронный обмен там, где он уже обязателен, и подготовиться к ближайшим установленным законом срокам;
2. Подключить контрагентов с самым большим потоком бумажных документов;
3. Отдельно проработать редкие операции с нотариальным удостоверением и закрытыми данными. Для них определить допустимый порядок оформления и условия перехода на ЭДО.