В российских компаниях 38% сотрудников тратят на согласование документов, заявок и запросов больше шести часов в неделю. На ручную подготовку отчётов столько же времени уходит у 25% персонала. Из-за таких трудозатрат согласование становится главным кандидатом на автоматизацию.
С него компании и начинают переводить внутренние процессы в цифру — сразу после перехода на электронную отчётность в ФНС и подключения оператора ЭДО. При этом затраты на систему окупаются не на каждом участке: до старта проекта экономический эффект проверяют предварительным замером.
Главное за неделю — в дайджесте
Подпишитесь, чтобы не пропустить
Управленческий документооборот отстает от обмена с госорганами
Электронный документооборот в России рос неравномерно. Быстрее всего оцифровался внешний обмен: его формат задали государство и крупные контрагенты. Автоматизация документооборота означает перевод работы с документами в систему, которая ведет согласование по заданной схеме, хранит версии, фиксирует ответственных и даты. В российской практике такие системы называют СЭД, а обмен юридически значимыми документами с внешним миром — ЭДО. Разница между делопроизводством и электронным документооборотом идет по границе организации: делопроизводство описывает внутренние правила работы с документом, ЭДО отвечает за передачу документа наружу.
По данным ФНС России, доля применения электронных счетов-фактур выросла с 9% в 2020 году до 64% в 2025-м. В Службе объясняют рост тем, что бухгалтерская отчетность и декларации по НДС сдаются только в электронном виде, а при штате свыше 100 человек то же требование действует и для остальной налоговой отчетности. Отчитывается через ЭДО большая часть организаций и предпринимателей.
Внутри организации такого принуждения нет. По данным Росстата за 2024 год, для взаимодействия с госорганами электронный документооборот используют 187 249 организаций, для обмена с контрагентами — 187 123, а для документов по персоналу и управленческих — 126 806. Внутренний периметр безопасности отстаёт по трём причинам:
- компания вынуждена перестраивать регламенты;
- необходимо обучать персонал;
- требуются дополнительные инвестиции.
Даже там, где система уже работает, документооборот переведен в цифру частями. В той же статистике Росстата организации распределены по глубине перехода: 85 592 держат в ЭДО до 10% документооборота, 88 323 — от 10% до 50%, 42 736 — свыше половины.
Согласование: самый дорогой по времени процесс
Согласование обходится компании дороже остальных внутренних процессов. Его длительность измеряют в рабочих днях. Разница заметна в календаре ещё до запуска системы и через несколько месяцев её работы. Эффект оценивают по датам визирования без применения специальной методики. При этом нагрузка на согласующих распределена по отраслям неравномерно.
По данным hh.ru, больше всего времени на согласование уходит у сотрудников энергетического комплекса и ТЭК: 53% опрошенных в этих отраслях отдают ему свыше шести часов в неделю. У кадровых служб доля 46%.
Например, компания Right line перевела работу с договорами и финансовыми документами в единый цифровой контур на Directum СЭД+. Настроили маршруты согласования, правила хранения и контроль исполнения. Внедрение вела собственная команда при поддержке специалистов вендора. О результатах сообщил вендор системы: средний срок согласования договоров сократился на 60%.
- Срок согласования договора: три-пять рабочих дней до запуска системы, один-два после.
- Трудозатраты на поиск документов, пересылку версий и контроль: снизились примерно на 40%.
- Охват процесса: через единую схему согласования идут 100% договоров, в системе работают свыше 100 сотрудников и около 15 топ-менеджеров.
Замер отправной точки: доля электронных документов по каждому виду
Проект автоматизации документооборота открывается инвентаризацией, а вендора СЭД выбирают позже. Бизнес считает, какая доля документов каждого вида уже идет в цифровом виде, какое количество набирается за месяц и через сколько рук проходит.
Общий центр обслуживания «Алкогольной Сибирской Группы» пришел к такой последовательности после провала. Первый заход на ЭДО стартовал осенью 2021 года и заглох: процесс оказался громоздким, функциональность системы ограниченной, бизнес в проект верить перестал. Перезапуск начали с цифр, а не с выбора платформы. По данным самой компании, в январе 2023 года доля ЭДО по закрывающим документам была на уровне 23%, по договорным — 0%. Дальше в компании упростили процедуру перевода контрагентов на ЭДО, наращивали функциональность поэтапно и показывали остальным отделам результат на первом переведенном процессе.
Как замерить долю электронного документооборота по видам документов
Замер отправной точки собирается из четырех шагов — он помогает увидеть, где документ держится крепче всего.
- Перечислить виды документов. Договоры, акты и счета из бухгалтерии, приказы, служебные записки, документы по персоналу, входящая корреспонденция.
- Замерить долю электронных документов. Отдельно по внешнему обмену и внутреннему согласованию, потому что цифры по этим группам расходятся заметно.
- Оценить объем и число участников. Какое количество документов набирается за месяц, сколько сотрудников занято в обработке и какие операции они выполняют вручную.
- Пройти жизненный цикл документа. От заказа и создания до подписания, исполнения и архивирования, с фиксацией сроков и точек контроля на каждом шаге.
Стоимость внедрения и затраты на сопровождение СЭД в России публикуют в основном поставщики систем, методику расчета они при этом не раскрывают. Поэтому бизнесу нужен собственный замер — эффект считают от него.
Ошибка: автоматизировать неописанный процесс
Оцифровка бумажных документов сама по себе не наводит в них порядок. Без владельца, понятного маршрута и правил именования система лишь сохраняет прежний хаос и упрощает доступ к нему. СЭД строго воспроизводит заданную схему согласования. Разработать и описать этот регламент должны сотрудники компании.
По опросу VK WorkSpace и Hi-Tech Mail, 42% сотрудников периодически тратят больше времени на поиск нужного файла или переписки, чем на работу с ними. Авторы опроса отмечают, что инструменты, которые задумывались для ускорения работы, начинают ее тормозить. Единый интерфейс и сквозной поиск информации снимают часть проблемы.
Что описать до автоматизации процессов документооборота
До запуска системы описывают шесть элементов.
- Владелец документа: кто отвечает за содержание, за срок и за решение при разногласиях.
- Маршрут согласования: кто визирует, в какой очередности, что происходит при отказе и кто замещает согласующего в отпуске.
- Реквизиты и правила именования: по каким полям ищут информацию о документе в архиве.
- Права доступа и контроль: кто работает с документом на разных стадиях и у кого открыт доступ в архив.
- Сроки на каждом шаге: норматив для любого участника маршрута, чтобы задержки были видны сразу.
- Исключения: какие документы идут вне общего маршрута и кто подтверждает такой обход.
Отдельно готовят данные, которые переезжают из старых систем и разрозненных папок. В кадровом документообороте, или КЭДО, этот этап подготовки выделяют отдельно.
«Многие недооценивают сложности, с которыми могут столкнуться при миграции данных из разрозненных систем. Чтобы не запутаться в форматах и не потерять метаданные, лучше еще на этапе подготовки перехода на КЭДО провести предварительный аудит данных и наладить бизнес-процессы».
Антон Жуков, менеджер по развитию продуктов LDM
Порядок шагов: интеграция, единые формы, сквозной процесс
Правильная последовательность работ определяет успех проекта заметнее скорости запуска. Жизненный цикл документа начинается с заявки сотрудника: она сразу поступает в учётную систему. Поэтому интеграцию баз данных проводят до сквозной автоматизации документооборота.
Например, в общем центре обслуживания «Уралхима» сначала связали интерфейс личного кабинета сотрудника на платформе «1С:Документооборот» с «1С:ЗУП». Связку выстроили так, чтобы первичная заявка по структуре уже соответствовала будущему документу учетной системы. После основного этапа проекта унифицировали печатные формы и автоматическую нумерацию приказов. Сквозные процессы от заявления работника до подписания взяли в работу последними.
- Интеграция учетных систем. Данные заявки ложатся в поля будущего документа без ручного переноса, что снимает ошибки при копировании между системами. Связка с бухгалтерской системой избавляет от повторного ввода счетов и актов.
- Единые формы и нумерация. Единый шаблон и автоматический номер снимают разнобой между отделами и ускоряют поиск в архиве. Изменения в форме вносят один раз для всех.
- Сквозной процесс. Маршрут от заявления до подписанного документа собирается целиком, участники видят статус, а владелец процесса контролирует ход согласования.
По данным самой компании, 95% заявлений обрабатываются автоматически, путь от заявления до приказа сократился с дней до минут — служба персонала полностью вышла из цикла оформления отпуска без сохранения заработной платы.
Класс системы: облако, коробка или доработка под себя
Систему автоматизации документооборота выбирают из трёх вариантов: облачный сервис, коробочное решение или заказная платформа с доработкой. Базовый набор функций у этих классов СЭД во многом совпадает. Принципиальная разница заключается в трёх критериях:
- сроки запуска рабочего процесса;
- зона ответственности за сопровождение системы;
- глубина адаптации решения под регламенты бизнеса.
Система автоматизации документооборота: по какому критерию выбирают класс
- Срок запуска. Облачный сервис поднимают за недели: доступ открывают через браузер, разворачивать инфраструктуру не нужно. Коробочному решению срок задают установка на серверах компании и настройка силами внутренней ИТ-службы, платформа с доработкой требует нескольких месяцев.
- Расходы и сопровождение. В облаке обновления и безопасность остаются на стороне оператора, а бизнес платит подпиской. В коробочном решении и на платформе расходы складываются из лицензий, настройки и сопровождения, а безопасность закрывает внутренняя служба.
- Глубина настройки. Облачный сервис ведет документ по стандартным маршрутам. Платформа позволяет настроить нестандартный маршрут и связать документооборот с учетными и другими корпоративными системами.
На старте проекту нужен один работающий процесс, поэтому длинный список функций вторичен. Выбрать класс СЭД проще по заранее описанному регламенту: сразу видно, хватит ли стандартного маршрута или потребуется интеграция с учётными системами. До закупки компания проверяет, как платформа справляется с её объёмом документов.
Сроки внедрения зависят от масштаба предприятия и числа пользователей: перевод одного отдела занимает недели, охват всей компании растягивается на кварталы. Сдвиг спроса в сторону быстрых запусков подтверждают и поставщики облачных сервисов.
«Запросы заказчиков сместились от технических характеристик к бизнес-результатам: скорость, гибкость, интеграция. Нет времени на долгое внедрение. Нужны готовые решения и облачные сервисы, которые начинают работать почти сразу».
Елена Загребова, руководитель направления Saby Docs компании «Тензор»
Кадровое делопроизводство: закон готов, внедрения нет
Правовая база для кадрового документооборота сложилась еще в 2021 году, а массовой волны внедрений так и не произошло. Документы по персоналу остаются зоной, где автоматизацию управления документооборотом закон уже не сдерживает. По оценке TAdviser, уровень проникновения систем КЭДО в организациях не превышает 15–20%. Предложение вендоров СЭД при этом насыщено: обзор собирает оценки полутора десятков компаний, от операторов ЭДО до профильных платформ. Главное ограничение кроется в законе. По статье 22.2 Трудового кодекса работодатель вправе ввести электронный документооборот собственным решением. При этом перевести конкретного сотрудника на цифровой формат можно только с его письменного согласия.
Согласие работника на электронный документооборот
- Согласие нужно: сотрудникам, у которых на 31 декабря 2021 года уже был трудовой стаж.
- Согласие не требуется: тем, кто впервые вышел на работу позже этой даты и не имел трудового стажа.
- Отказ не влечет последствий: отсутствие согласия не может служить основанием для отказа в приеме на работу или увольнения.
Пилот: с какого подразделения начинать перевод
Первое подразделение в СЭД доказывает работоспособность остальным, поэтому пилотную группу набирают по готовности к инструменту. Объем документов на старте вторичен: на пилоте проверяют маршрут, а пропускную способность смотрят на масштабировании.
Например, «ЭТМ» торгует электротехникой и инженерным оборудованием, в компании свыше 10 500 сотрудников и 223 точки продаж в 120 городах. Пилот КЭДО на платформе HRlink запустили в начале 2023 года на 170 специалистах ИТ-службы. Эти сотрудники работали удаленно — они были готовы к новым инструментам, поэтому обучение заняло минимум времени. Перед распространением на остальные отделы в компании унифицировали процессы в региональных службах персонала. О результатах сообщил вендор платформы: за первый месяц подключились свыше 5000 человек. К декабрю 2024 года в системе работали около 70% сотрудников, 7000 человек, а у специалистов по персоналу высвободилось 15% рабочего времени.
Критерии выбора пилотного подразделения для перехода на электронный документооборот
- Готовность к инструменту: отдел уже пользуется корпоративными сервисами и не требует долгого обучения.
- Однородность процессов: внутри группы один типовой маршрут, обработка исключений идет после пилота.
- Размер группы: несколько десятков пользователей вместо тысяч, чтобы ошибку настройки исправить за день.
- Заказчик внутри: у пилота есть руководитель, которому результат нужен для собственных задач.
Электронная подпись, машиночитаемая доверенность и хранение
Юридическая сила электронного документа держится на способе подписания, а не на формате файла. Скан договора в почте и подписанный документ в системе с точки зрения права различаются полностью.
Квалифицированная электронная подпись приравнивает цифровой документ к бумажному с собственноручной подписью. Рядовой сотрудник подписывает файлы за компанию только по доверенности: его полномочия подтверждает МЧД. В реестре ФНС зарегистрировано почти 2,9 млн таких записей от 660 тысяч организаций и ИП.
Электронный документ заменяет бумажный аналог при сделках с контрагентами. Он автоматизирует часть регламентных проверок. При этом законодательные требования к машиночитаемым доверенностям регулярно обновляются — компания отслеживает эти изменения вместе с оператором ЭДО.
Хранение замыкает цепочку. Документ хранят в СЭД весь установленный срок вместе с подписью и отметкой времени: без них юридическую силу при проверке подтвердить трудно. Электронный архив становится частью корпоративного хранилища: документ находят по реквизитам за секунды, а сотрудники перестают пересылать друг другу версии файлов. Доступ к архиву настраивают по ролям.
Граница окупаемости: объем документооборота и число участников
Эффект от автоматизации документооборота складывается из повторяющихся рутинных задач. Выгода напрямую зависит от объёма таких процедур. Если компания выпускает всего несколько файлов в месяц — сэкономленное время не окупает расходов на покупку системы, её настройку и обучение персонала.
«Переход на электронное взаимодействие для крупных компаний несет финансовую выгоду довольно быстро. А когда ты один работаешь на себя и у тебя мало документов, эффект не столь значительный».
Фёдор Новиков, начальник Управления электронного документооборота ФНС России
Универсального денежного порога рынок не предлагает. Решение опирается на три собственных показателя:
- количество документов каждой группы за месяц;
- число сотрудников, которые их визируют;
- длительность пути от создания документа до подписания.
Если после цифровизации ключевые метрики не меняются, команда пересматривает маршрут согласования и сам выбор стартового процесса.
При небольшом обороте — до нескольких файлов в месяц — задачи компании закрывает сервис оператора ЭДО с электронной подписью. Полноценную СЭД подключают позже, когда объём документации существенно вырастет.
Другие статьи по теме
Часто задаваемые вопросы
Какой процесс автоматизируют первым?
Согласование — оно обходится компании дороже остальных внутренних процессов. По данным hh.ru, 38% сотрудников тратят на согласование документов, заявок и запросов больше шести часов в неделю, а в энергетическом комплексе и ТЭК таких 53%. Длительность согласования измеряют в рабочих днях, и разница заметна в календаре ещё до запуска системы и через несколько месяцев её работы.
Как замерить отправную точку перед внедрением СЭД?
Замер собирается из четырёх шагов: перечислить виды документов — договоры, акты и счета, приказы, служебные записки, документы по персоналу, входящую корреспонденцию; замерить долю электронных отдельно по внешнему обмену и внутреннему согласованию; оценить объём за месяц и число участников обработки; пройти жизненный цикл документа от создания до архивирования с фиксацией сроков и точек контроля.
Что описать до автоматизации процессов документооборота?
До запуска системы описывают шесть элементов: владельца документа, маршрут согласования с порядком визирования и заменами, реквизиты и правила именования, права доступа и контроль, сроки на каждом шаге и исключения — какие документы идут вне общего маршрута и кто подтверждает такой обход. СЭД строго воспроизводит заданную схему: без владельца, маршрута и правил именования система лишь сохраняет прежний хаос.
В каком порядке вести работы по автоматизации?
Сначала интеграция учётных систем — данные заявки ложатся в поля будущего документа без ручного переноса. Затем единые формы и автоматическая нумерация: единый шаблон снимает разнобой между отделами и ускоряет поиск в архиве. Сквозной процесс от заявления до подписанного документа берут в работу последним. Так шёл общий центр обслуживания «Уралхима»: по данным компании, 95% заявлений обрабатываются автоматически, а путь от заявления до приказа сократился с дней до минут.
Как выбрать класс системы: облако, коробка или платформа с доработкой?
Разница по трём критериям. Срок запуска: облачный сервис поднимают за недели, коробочному решению срок задают установка на серверах и настройка силами ИТ-службы, платформа с доработкой требует нескольких месяцев. Расходы и сопровождение: в облаке обновления и безопасность на стороне оператора, в коробке и на платформе — лицензии, настройка и внутренняя служба. Глубина настройки: облако ведёт документ по стандартным маршрутам, платформа позволяет нестандартный маршрут и интеграции.
Нужно ли согласие работника на кадровый электронный документооборот?
По статье 22.2 ТК РФ работодатель вправе ввести электронный документооборот собственным решением, но перевести конкретного сотрудника можно только с его письменного согласия. Согласие нужно тем, у кого на 31 декабря 2021 года уже был трудовой стаж; тем, кто впервые вышел на работу позже этой даты, — не требуется. Отказ не может служить основанием для отказа в приёме на работу или увольнения.
С какого подразделения начинать пилот?
Пилотную группу набирают по готовности к инструменту, а не по объёму документов: на пилоте проверяют маршрут, пропускную способность смотрят на масштабировании. Критериев четыре — готовность к инструменту, однородность процессов, размер группы в несколько десятков пользователей и внутренний заказчик, которому результат нужен для собственных задач. В «ЭТМ» пилот КЭДО запустили на 170 специалистах ИТ-службы, работавших удалённо.
Когда автоматизация документооборота окупается?
Эффект складывается из повторяющихся рутинных задач, поэтому выгода зависит от объёма процедур. Универсального денежного порога рынок не предлагает — решение опирается на три собственных показателя: количество документов каждой группы за месяц, число визирующих сотрудников и длительность пути от создания документа до подписания. При обороте в несколько файлов в месяц задачи закрывает сервис оператора ЭДО с электронной подписью, полноценную СЭД подключают позже.