Строители «Велесстроя» работают на площадках за сотни километров от кадровой службы. Чтобы подписать приказ или заявление, специалиста везли к кадровикам. Он ждал своей очереди, оформлял документы и возвращался на площадку. В 2021 году работодатель посчитал, во что это обходится, и перевёл кадровый документооборот в электронный вид. Время работы над одним документом сократилось с 90 до 24 минут. Это и есть КЭДО — кадровый электронный документооборот, на который уже перешли более 20% крупных, средних и малых компаний.
В статье разберём, как работает КЭДО, какие документы переводят в электронный вид и кому такой формат выгоден.
Сколько компаний уже перешли на КЭДО и куда растёт рынок
Рынок КЭДО в России молод. Большинство организаций пока находятся на старте. К концу 2024 года кадровый документооборот перевели в цифру 9–10% организаций. Спрос меняется. Компаниям нужны не отдельные инструменты для электронной подписи, а платформы, которые охватывают весь кадровый процесс.
Объём рынка растёт быстрее доли компаний, которые внедряют КЭДО. Рынок кадрового ЭДО по итогам 2025 года вырос на 80% и превысил 5 млрд рублей. Документы удалённо подписывают более 6 млн работающих граждан. В ближайшие три года рынок будет расти в среднем на 50–60% ежегодно и к 2028 году превысит 15 млрд рублей.
Спрос подтверждают и сами работодатели. По опросу hh.ru, который провели среди почти 400 российских компаний в конце 2025 года, 89% компаний ожидают дальнейшего роста внедрения цифровых решений в кадрах. КЭДО в этом ряду — одно из самых понятных по отдаче направлений: эффект считается в часах и рублях, а не в абстрактной цифровизации.
«Что касается уровня проникновения КЭДО, то, по нашим оценкам, по итогам 2024 г. он составил 9–10%. Это немного: рынок молодой, и многие компании ещё находятся на этапе выбора или внедрения ПО. По нашим прогнозам, в 2025 г. уровень проникновения вырастет до 16–17% и продолжит расти в ближайшие годы».
Молодость рынка означает, что у компании, которая переходит сейчас, ещё нет готового отраслевого стандарта «как у всех». Решения принимаются с нуля:
какие документы перевести в электронный вид;
какую подпись использовать;
с какого подразделения начать внедрение.
Что закон относит к КЭДО и какие документы можно вести электронно
КЭДО — режим работы с кадровыми документами без бумажных дублей. Его закрепил Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ. Закон дополнил Трудовой кодекс статьями 22.1, 22.2 и 22.3. Они регулируют создание, подписание, использование и хранение электронных кадровых документов.
Определение КЭДО в Трудовом кодексе
Статья 22.1 ТК РФ относит к КЭДО создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде. Ключевой принцип — отсутствие бумажных дублей. Электронный документ имеет юридическую силу наравне с бумажным документом.
Какие кадровые документы нельзя вести в КЭДО
Не все кадровые документы переводят в электронный вид. Статья 22.1 прямо называет документы, на которые КЭДО не распространяется. Это:
трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности;
акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказ или распоряжение об увольнении работника;
документы о прохождении инструктажей по охране труда, которые сотрудник подписывает лично.
Эти документы по-прежнему остаются на бумаге. Остальные кадровые документы разрешено вести электронно. Технические требования к форматам электронных кадровых документов задаёт Минтруд отдельными приказами. Система КЭДО должна им соответствовать. Каждый файл нужно выгружать и хранить в утверждённом формате. Соответствие форматам проверьте при выборе сервиса.
В КЭДО переводят:
заявления сотрудников: на отпуск, отгул и командировку;
внутренние документы: служебные записки, уведомления и листы ознакомления;
распорядительные документы: приказы о переводе и премировании;
учётные документы: графики отпусков, табели рабочего времени и расчётные листки;
договоры и согласия: договоры о материальной ответственности и согласия на обработку персональных данных;
локальные нормативные акты компании.
На эти документы приходится основной объём кадрового делопроизводства. КЭДО сокращает значительную часть рутинной работы кадровой службы.
Сразу разделим два режима. Одни документы работодатель создаёт и подписывает сам, другие требуют подписи работника. Заявление на отпуск инициирует сотрудник, приказ о переводе — работодатель, а согласие на КЭДО подписывают оба. От того, кто подписывает документ, зависит и вид подписи, и то, как выстроен маршрут согласования в системе.
Переход на КЭДО — право работодателя, а не обязанность. Законодательство не предписывает всем перейти на электронный документооборот к какому-либо сроку. Организация сама решает, вводить ли режим, какие документы переводить и в какой системе работать. Это отличает кадровый ЭДО от ряда других цифровых требований, которые государство вводит для бизнеса принудительно.
Какую электронную подпись выбрать: УКЭП, УНЭП и ПЭП
Вид электронной подписи определяет, какие документы получится подписывать и в какую сумму обойдётся внедрение. Статья 22.3 ТК РФ закрепляет за каждым типом подписи свой перечень документов. Одну подпись нельзя заменять другой.
Три вида электронной подписи в КЭДО
Закон выделяет три вида подписей для кадрового ЭДО:
УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Самая защищённая. Статья 22.3 указывает, что работодателем используется усиленная квалифицированная электронная подпись для документов, где цена ошибки высока: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании. Для части этих документов УКЭП работодателя обязательна.
УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. Статья 22.3 допускает, что в установленных случаях работодателем и работником может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись. Её выпускают через систему кадрового ЭДО или приложение «Госключ» на «Госуслугах». Для работника такая подпись чаще всего бесплатна.
ПЭП — простая электронная подпись. Подходит для документов, где достаточно подтвердить, что подписал именно этот человек: ознакомление с локальными актами или подача части заявлений. Её работник подтверждает входом в личный кабинет и кодом из сообщения.
Главное правило при выборе: подпись подбирают под документ, а не наоборот. Нельзя подписать трудовой договор простой подписью, если закон требует для него усиленную квалифицированную. Поэтому на старте стоит разложить кадровые документы по типам подписи. Такая классификация покажет, какие сертификаты и в каком количестве нужны работодателю и сотрудникам.
Различие важно ещё и по деньгам. УКЭП работодателя выпускают в удостоверяющем центре. Расходы оплачивает компания. Подпись работника в большинстве сценариев бесплатна для него. УНЭП формируется внутри системы кадрового ЭДО, а простую подпись сотрудник подтверждает входом в систему. Поэтому массовый перевод сотрудников на КЭДО редко упирается в стоимость подписей для них — основные расходы лежат на работодателе и самой системе.
Для крупного бизнеса основное преимущество удалённой подписи — скорость. Сотруднику не приходится никуда ехать и получать сертификат при встрече. Подпись выпускается удалённо, а документы он подписывает со смартфона через мобильное приложение системы. Для распределённой команды это снимает главный барьер — географию.
Что переход на КЭДО даёт бизнесу
Главный расход в бумажном кадровом документообороте — не бумага и не печать, а организационное время. Заметнее всего это в компаниях с распределённым персоналом, где сотрудники работают далеко от кадровой службы. Любое подписание превращается в логистическую операцию.
Экономия времени на кадровых документах: кейс «Велесстроя»
Так было в «Велесстрое», где бумажный документооборот отнимал у сотрудников и кадровой службы десятки рабочих часов. Основная причина — удалённость строительных площадок от офисов компании.
После выхода закона о КЭДО застройщик автоматизировал кадровые процессы вместе с командой EmplDocs. В 2021 году работа над одним кадровым документом сократилась с 90 до 24 минут. По данным компании, документооборот ускорился в 4 раза, а суммарный экономический эффект — снижение затрат в 6,5 раз.
«В среднем один наш строитель тратил на кадровый документооборот около 30 часов в год — это много. Строители работают на площадках далеко от офисов. Для подписания документов их собирают в машину, везут в офис, они ждут свою очередь, оформляют документы и потом все вместе едут обратно на объект. Организационное время — самый большой расход в бумажном документообороте».
Андрей Подрыванов, руководитель центра управления проектами развития ООО «Велесстрой».
Экономия складывается из мелочей, которых в бумажном процессе много:
распечатать документ;
передать его на подпись;
дождаться сотрудника;
отсканировать подписанный экземпляр;
отправить документ в архив;
переслать копию другому подразделению.
В электронном режиме сотрудник подписывает документ со смартфона за минуты, а кадровик видит статус в системе. Для компании с тысячами сотрудников и сотнями площадок это превращается в заметную экономию.
Хранение и пересылка документов без бумаги
Кроме скорости КЭДО снимает затраты на хранение и пересылку бумаги. Бумажный кадровый архив занимает место, требует учёта и со временем растёт: каждый сотрудник за годы работы накапливает множество документов. В электронном режиме документы безопасно хранятся в системе, не теряются и доступны по запросу — найти приказ можно за секунды, а не в коробках с делами. Доступ к файлам разграничен по ролям, а резервное копирование защищает данные от потери.
Компания экономит на пересылке. Когда подразделения разнесены по городам, бумажные оригиналы приходится возить курьером или почтой. КЭДО убирает это звено полностью: документ подписывают там, где он создан, без физического перемещения. Такой формат выгоден удалённым сотрудникам, которым не приходится приезжать к кадровику ради одной подписи.
Важно понимать границы эффекта. Цифры «Велесстроя» отражают условия конкретного работодателя: большой штат на разных стройплощадках и высокие затраты рабочего времени. Если сотрудники работают в одном офисе, экономия будет ниже. КЭДО окупается тем сильнее, чем больше сотрудников и чем дальше они от кадровой службы.
С чего начать переход: порядок внедрения
Проект внедрения КЭДО часто срывается из-за слабой подготовки сотрудников. По закону без добровольного согласия работника на электронный документооборот перевести его в КЭДО нельзя. Внедрение начинается с работы с сотрудниками, а уже потом идёт настройка программы.
Порядок перехода на КЭДО по шагам
Разумная последовательность перехода выглядит так:
Разобрать кадровые документы по типам. Определить, что переводится в электронный вид, а что остаётся на бумаге, и какая подпись подойдёт для каждого вида документа. Эту задачу удобно разбирать вместе с кадровым отделом.
Выбрать и подключить систему КЭДО. Это может быть самостоятельный сервис или модуль в HR-платформе. На рынке работают «Контур», «Битрикс24» и другие программы, встроенные в кадровый учёт. Готовые шаблоны сокращают время подготовки документов.
Издать локальные нормативные акты. Положение о КЭДО, регламент работы, перечень видов документов и сроки уведомления сотрудников.
Собрать согласия сотрудников и выпустить им электронные подписи. Например, через «Госуслуги» и приложение «Госключ».
Запустить пилот в одном подразделении, отладить процесс и только потом масштабировать на все отделы.
Пилот и поэтапное внедрение КЭДО: кейс «Гулливера»
Пилот снижает риск срыва сроков. Такой подход использовала группа компаний «Гулливер», которая объединяет торговые сети «Гулливер» и «Победа». Сотрудников переводили на КЭДО на платформе VK HR Tek волнами:
октябрь 2024 года: 200 специалистов общего центра обслуживания;
после пилота: 2000 работников сети «Гулливер»;
декабрь 2024 года: магазины «Победа»;
начало 2025 года: логистика и ИТ-дирекция.
В результате на систему перевели 96% сотрудников двух торговых сетей и обслуживающих организаций. Команда планировала завершить проект за год, но справилась за пять месяцев. Подразделения подключали поэтапно, а не весь штат сразу. Такой порядок распределил нагрузку на кадровую службу и техническую поддержку.
Согласие работника — отдельная юридическая процедура. Сотрудник вправе отказаться от КЭДО. В таком случае его документы остаются на бумаге. Молчание работника не считается согласием, поэтому организации выстраивают понятную процедуру: уведомляют о переходе, объясняют, что меняется, и собирают подписанные заявления до запуска. Для новичков этот вопрос проще — разрешение на электронный документооборот получают уже при приёме на работу.
Типичная ошибка — начинать с технической настройки, а согласия и обучение персонала оставлять «на потом». Тогда система готова, а пользоваться ей некому: специалисты не дали согласие или не понимают, как подписывать документы со смартфона. Для части сотрудников электронная подпись со смартфона — новый навык. Без короткой инструкции поток вопросов ляжет на кадровую службу в первый же месяц.
Кому КЭДО нужен уже сейчас, а кому можно подождать
Решение зависит не от моды на цифровизацию, а от размера компании и доли сотрудников, которые работают вне головного подразделения. Чем больше людей и чем дальше они от кадровой службы, тем быстрее КЭДО окупается. КЭДО быстрее окупается в строительных компаниях с площадками по всей стране, розничных сетях с сотнями магазинов и организациях с большим удалённым штатом. Бумажный документооборот требует от них значительных затрат рабочего времени, поэтому переход даёт максимальный эффект.
Небольшой команде спешить некуда. Несколько десятков сотрудников в одном офисе подписывают документы за пять минут. Вложения в систему могут не окупиться. Таким работодателям стоит отложить переход до появления сервиса для компаний их размера или до роста штата.
Рынок движется в сторону цифровизации. Эту тенденцию стоит учитывать в планах.
«За пять лет рынок пробежал марафон, но сделал это в спринтерском темпе, что бывает нечасто».
В 2024 году КЭДО использовали 9–10% организаций. По оценке VK Tech, к 2030 году доля вырастет примерно до 70%. На КЭДО уже переходят крупные компании. К ним присоединяются представители среднего и малого бизнеса. Скоро электронное оформление кадровых документов станет привычной нормой, а не конкурентным преимуществом. Для большой распределённой организации вопрос уже не «переходить ли», а «когда и с какого подразделения начать».
КЭДО — кадровый электронный документооборот, режим работы с кадровыми документами без бумажных дублей. Его закрепил Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ, дополнивший Трудовой кодекс статьями 22.1, 22.2 и 22.3. Электронный кадровый документ имеет юридическую силу наравне с бумажным. По данным рынка, на КЭДО уже перешли более 20% крупных, средних и малых компаний.
Какие кадровые документы нельзя вести в КЭДО?
Статья 22.1 ТК РФ прямо называет документы, на которые КЭДО не распространяется: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ или распоряжение об увольнении работника, а также документы о прохождении инструктажей по охране труда, которые сотрудник подписывает лично. Эти документы по-прежнему остаются на бумаге, остальные кадровые документы разрешено вести электронно.
Какую электронную подпись выбрать для КЭДО?
Закон выделяет три вида подписей: УКЭП (усиленная квалифицированная) — самая защищённая, нужна для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и приказа о дисциплинарном взыскании; УНЭП (усиленная неквалифицированная) — выпускается через систему КЭДО или приложение «Госключ» и чаще всего бесплатна для работника; ПЭП (простая) — подходит для ознакомления с локальными актами и части заявлений. Главное правило: подпись подбирают под документ, а не наоборот.
Что переход на КЭДО даёт бизнесу?
Главный эффект — экономия организационного времени, особенно в компаниях с распределённым персоналом. «Велесстрой» сократил работу над одним кадровым документом с 90 до 24 минут, документооборот ускорился в 4 раза, а суммарный экономический эффект — снижение затрат в 6,5 раз. КЭДО также убирает затраты на хранение и пересылку бумаги: документы хранятся в системе, не теряются и доступны по запросу, а оригиналы не нужно возить курьером между городами.
С чего начать переход на КЭДО?
Разумная последовательность: разобрать кадровые документы по типам и подобрать подпись для каждого, выбрать и подключить систему КЭДО, издать локальные нормативные акты, собрать согласия сотрудников и выпустить им электронные подписи, запустить пилот в одном подразделении и только потом масштабировать. Без добровольного согласия работника перевести его в КЭДО нельзя, поэтому внедрение начинают с работы с сотрудниками, а не с технической настройки.
Можно ли заставить сотрудника перейти на КЭДО?
Нет. По закону без добровольного согласия работника перевести его на электронный документооборот нельзя, а молчание сотрудника не считается согласием. Если работник отказывается, его документы остаются на бумаге. Организации выстраивают понятную процедуру: уведомляют о переходе, объясняют, что меняется, и собирают подписанные заявления до запуска. Для новичков вопрос проще — разрешение на КЭДО получают уже при приёме на работу.
Кому КЭДО нужен уже сейчас, а кому можно подождать?
Решение зависит от размера компании и доли сотрудников, которые работают вне головного подразделения. КЭДО быстрее окупается в строительных компаниях с площадками по всей стране, розничных сетях с сотнями магазинов и организациях с большим удалённым штатом. Небольшой команде из нескольких десятков сотрудников в одном офисе спешить некуда — вложения в систему могут не окупиться, и переход стоит отложить до роста штата.
