Строители «Велесстроя» работают на площадках за сотни километров от кадровой службы. Чтобы подписать приказ или заявление, специалиста везли к кадровикам. Он ждал своей очереди, оформлял документы и возвращался на площадку. В 2021 году работодатель посчитал, во что это обходится, и перевёл кадровый документооборот в электронный вид. Время работы над одним документом сократилось с 90 до 24 минут. Это и есть КЭДО — кадровый электронный документооборот, на который уже перешли более 20% крупных, средних и малых компаний.
В статье разберём, как работает КЭДО, какие документы переводят в электронный вид и кому такой формат выгоден.
Главное за неделю — в дайджесте
Подпишитесь, чтобы не пропустить
Сколько компаний уже перешли на КЭДО и куда растёт рынок
Рынок КЭДО в России молод. Большинство организаций пока находятся на старте. К концу 2024 года кадровый документооборот перевели в цифру 9–10% организаций. Спрос меняется. Компаниям нужны не отдельные инструменты для электронной подписи, а платформы, которые охватывают весь кадровый процесс.
Объём рынка растёт быстрее доли компаний, которые внедряют КЭДО. Рынок кадрового ЭДО по итогам 2025 года вырос на 80% и превысил 5 млрд рублей. Документы удалённо подписывают более 6 млн работающих граждан. В ближайшие три года рынок будет расти в среднем на 50–60% ежегодно и к 2028 году превысит 15 млрд рублей.
Спрос подтверждают и сами работодатели. По опросу hh.ru, который провели среди почти 400 российских компаний в конце 2025 года, 89% компаний ожидают дальнейшего роста внедрения цифровых решений в кадрах. КЭДО в этом ряду — одно из самых понятных по отдаче направлений: эффект считается в часах и рублях, а не в абстрактной цифровизации.
«Что касается уровня проникновения КЭДО, то, по нашим оценкам, по итогам 2024 г. он составил 9–10%. Это немного: рынок молодой, и многие компании ещё находятся на этапе выбора или внедрения ПО. По нашим прогнозам, в 2025 г. уровень проникновения вырастет до 16–17% и продолжит расти в ближайшие годы».
Молодость рынка означает, что у компании, которая переходит сейчас, ещё нет готового отраслевого стандарта «как у всех». Решения принимаются с нуля:
какие документы перевести в электронный вид;
какую подпись использовать;
с какого подразделения начать внедрение.
Что закон относит к КЭДО и какие документы можно вести электронно
КЭДО — режим работы с кадровыми документами без бумажных дублей. Его закрепил Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ. Закон дополнил Трудовой кодекс статьями 22.1, 22.2 и 22.3. Они регулируют создание, подписание, использование и хранение электронных кадровых документов.
Определение КЭДО в Трудовом кодексе
Статья 22.1 ТК РФ относит к КЭДО создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде. Ключевой принцип — отсутствие бумажных дублей. Электронный документ имеет юридическую силу наравне с бумажным документом.
Какие кадровые документы нельзя вести в КЭДО
Не все кадровые документы переводят в электронный вид. Статья 22.1 прямо называет документы, на которые КЭДО не распространяется. Это:
трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности;
акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказ или распоряжение об увольнении работника;
документы о прохождении инструктажей по охране труда, которые сотрудник подписывает лично.
Эти документы по-прежнему остаются на бумаге. Остальные кадровые документы разрешено вести электронно. Технические требования к форматам электронных кадровых документов задаёт Минтруд отдельными приказами. Система КЭДО должна им соответствовать. Каждый файл нужно выгружать и хранить в утверждённом формате. Соответствие форматам проверьте при выборе сервиса.
В КЭДО переводят:
заявления сотрудников: на отпуск, отгул и командировку;
внутренние документы: служебные записки, уведомления и листы ознакомления;
распорядительные документы: приказы о переводе и премировании;
учётные документы: графики отпусков, табели рабочего времени и расчётные листки;
договоры и согласия: договоры о материальной ответственности и согласия на обработку персональных данных;
локальные нормативные акты компании.
На эти документы приходится основной объём кадрового делопроизводства. КЭДО сокращает значительную часть рутинной работы кадровой службы.
Сразу разделим два режима. Одни документы работодатель создаёт и подписывает сам, другие требуют подписи работника. Заявление на отпуск инициирует сотрудник, приказ о переводе — работодатель, а согласие на КЭДО подписывают оба. От того, кто подписывает документ, зависит и вид подписи, и то, как выстроен маршрут согласования в системе.
Переход на КЭДО — право работодателя, а не обязанность. Законодательство не предписывает всем перейти на электронный документооборот к какому-либо сроку. Организация сама решает, вводить ли режим, какие документы переводить и в какой системе работать. Это отличает кадровый ЭДО от ряда других цифровых требований, которые государство вводит для бизнеса принудительно.
Переход на КЭДО объясняете каждому?
Покажем, как объяснить переход на видео один раз
Какую электронную подпись выбрать: УКЭП, УНЭП и ПЭП
Вид электронной подписи определяет, какие документы получится подписывать и в какую сумму обойдётся внедрение. Статья 22.3 ТК РФ закрепляет за каждым типом подписи свой перечень документов. Одну подпись нельзя заменять другой.
Три вида электронной подписи в КЭДО
Закон выделяет три вида подписей для кадрового ЭДО:
УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Самая защищённая. Статья 22.3 указывает, что работодателем используется усиленная квалифицированная электронная подпись для документов, где цена ошибки высока: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании. Для части этих документов УКЭП работодателя обязательна.
УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. Статья 22.3 допускает, что в установленных случаях работодателем и работником может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись. Её выпускают через систему кадрового ЭДО или приложение «Госключ» на «Госуслугах». Для работника такая подпись чаще всего бесплатна.
ПЭП — простая электронная подпись. Подходит для документов, где достаточно подтвердить, что подписал именно этот человек: ознакомление с локальными актами или подача части заявлений. Её работник подтверждает входом в личный кабинет и кодом из сообщения.
Главное правило при выборе: подпись подбирают под документ, а не наоборот. Нельзя подписать трудовой договор простой подписью, если закон требует для него усиленную квалифицированную. Поэтому на старте стоит разложить кадровые документы по типам подписи. Такая классификация покажет, какие сертификаты и в каком количестве нужны работодателю и сотрудникам.
Различие важно ещё и по деньгам. УКЭП работодателя выпускают в удостоверяющем центре. Расходы оплачивает компания. Подпись работника в большинстве сценариев бесплатна для него. УНЭП формируется внутри системы кадрового ЭДО, а простую подпись сотрудник подтверждает входом в систему. Поэтому массовый перевод сотрудников на КЭДО редко упирается в стоимость подписей для них — основные расходы лежат на работодателе и самой системе.
Для крупного бизнеса основное преимущество удалённой подписи — скорость. Сотруднику не приходится никуда ехать и получать сертификат при встрече. Подпись выпускается удалённо, а документы он подписывает со смартфона через мобильное приложение системы. Для распределённой команды это снимает главный барьер — географию.
Что переход на КЭДО даёт бизнесу
Главный расход в бумажном кадровом документообороте — не бумага и не печать, а организационное время. Заметнее всего это в компаниях с распределённым персоналом, где сотрудники работают далеко от кадровой службы. Любое подписание превращается в логистическую операцию.
Экономия времени на кадровых документах: кейс «Велесстроя»
Так было в «Велесстрое», где бумажный документооборот отнимал у сотрудников и кадровой службы десятки рабочих часов. Основная причина — удалённость строительных площадок от офисов компании.
После выхода закона о КЭДО застройщик автоматизировал кадровые процессы вместе с командой EmplDocs. В 2021 году работа над одним кадровым документом сократилась с 90 до 24 минут. По данным компании, документооборот ускорился в 4 раза, а суммарный экономический эффект — снижение затрат в 6,5 раз.
«В среднем один наш строитель тратил на кадровый документооборот около 30 часов в год — это много. Строители работают на площадках далеко от офисов. Для подписания документов их собирают в машину, везут в офис, они ждут свою очередь, оформляют документы и потом все вместе едут обратно на объект. Организационное время — самый большой расход в бумажном документообороте».
Андрей Подрыванов, руководитель центра управления проектами развития ООО «Велесстрой».
Экономия складывается из мелочей, которых в бумажном процессе много:
распечатать документ;
передать его на подпись;
дождаться сотрудника;
отсканировать подписанный экземпляр;
отправить документ в архив;
переслать копию другому подразделению.
В электронном режиме сотрудник подписывает документ со смартфона за минуты, а кадровик видит статус в системе. Для компании с тысячами сотрудников и сотнями площадок это превращается в заметную экономию.
Хранение и пересылка документов без бумаги
Кроме скорости КЭДО снимает затраты на хранение и пересылку бумаги. Бумажный кадровый архив занимает место, требует учёта и со временем растёт: каждый сотрудник за годы работы накапливает множество документов. В электронном режиме документы безопасно хранятся в системе, не теряются и доступны по запросу — найти приказ можно за секунды, а не в коробках с делами. Доступ к файлам разграничен по ролям, а резервное копирование защищает данные от потери.
Компания экономит на пересылке. Когда подразделения разнесены по городам, бумажные оригиналы приходится возить курьером или почтой. КЭДО убирает это звено полностью: документ подписывают там, где он создан, без физического перемещения. Такой формат выгоден удалённым сотрудникам, которым не приходится приезжать к кадровику ради одной подписи.
Важно понимать границы эффекта. Цифры «Велесстроя» отражают условия конкретного работодателя: большой штат на разных стройплощадках и высокие затраты рабочего времени. Если сотрудники работают в одном офисе, экономия будет ниже. КЭДО окупается тем сильнее, чем больше сотрудников и чем дальше они от кадровой службы.
С чего начать переход: порядок внедрения
Проект внедрения КЭДО часто срывается из-за слабой подготовки сотрудников. По закону без добровольного согласия работника на электронный документооборот перевести его в КЭДО нельзя. Внедрение начинается с работы с сотрудниками, а уже потом идёт настройка программы.
Порядок перехода на КЭДО по шагам
Разумная последовательность перехода выглядит так:
Разобрать кадровые документы по типам. Определить, что переводится в электронный вид, а что остаётся на бумаге, и какая подпись подойдёт для каждого вида документа. Эту задачу удобно разбирать вместе с кадровым отделом.
Выбрать и подключить систему КЭДО. Это может быть самостоятельный сервис или модуль в HR-платформе. На рынке работают «Контур», «Битрикс24» и другие программы, встроенные в кадровый учёт. Готовые шаблоны сокращают время подготовки документов.
Издать локальные нормативные акты. Положение о КЭДО, регламент работы, перечень видов документов и сроки уведомления сотрудников.
Собрать согласия сотрудников и выпустить им электронные подписи. Например, через «Госуслуги» и приложение «Госключ».
Запустить пилот в одном подразделении, отладить процесс и только потом масштабировать на все отделы.
Пилот и поэтапное внедрение КЭДО: кейс «Гулливера»
Пилот снижает риск срыва сроков. Такой подход использовала группа компаний «Гулливер», которая объединяет торговые сети «Гулливер» и «Победа». Сотрудников переводили на КЭДО на платформе VK HR Tek волнами:
октябрь 2024 года: 200 специалистов общего центра обслуживания;
после пилота: 2000 работников сети «Гулливер»;
декабрь 2024 года: магазины «Победа»;
начало 2025 года: логистика и ИТ-дирекция.
В результате на систему перевели 96% сотрудников двух торговых сетей и обслуживающих организаций. Команда планировала завершить проект за год, но справилась за пять месяцев. Подразделения подключали поэтапно, а не весь штат сразу. Такой порядок распределил нагрузку на кадровую службу и техническую поддержку.
Согласие работника — отдельная юридическая процедура. Сотрудник вправе отказаться от КЭДО. В таком случае его документы остаются на бумаге. Молчание работника не считается согласием, поэтому организации выстраивают понятную процедуру: уведомляют о переходе, объясняют, что меняется, и собирают подписанные заявления до запуска. Для новичков этот вопрос проще — разрешение на электронный документооборот получают уже при приёме на работу.
Типичная ошибка — начинать с технической настройки, а согласия и обучение персонала оставлять «на потом». Тогда система готова, а пользоваться ей некому: специалисты не дали согласие или не понимают, как подписывать документы со смартфона. Для части сотрудников электронная подпись со смартфона — новый навык. Без короткой инструкции поток вопросов ляжет на кадровую службу в первый же месяц.
Кому КЭДО нужен уже сейчас, а кому можно подождать
Решение зависит не от моды на цифровизацию, а от размера компании и доли сотрудников, которые работают вне головного подразделения. Чем больше людей и чем дальше они от кадровой службы, тем быстрее КЭДО окупается. КЭДО быстрее окупается в строительных компаниях с площадками по всей стране, розничных сетях с сотнями магазинов и организациях с большим удалённым штатом. Бумажный документооборот требует от них значительных затрат рабочего времени, поэтому переход даёт максимальный эффект.
Небольшой команде спешить некуда. Несколько десятков сотрудников в одном офисе подписывают документы за пять минут. Вложения в систему могут не окупиться. Таким работодателям стоит отложить переход до появления сервиса для компаний их размера или до роста штата.
Рынок движется в сторону цифровизации. Эту тенденцию стоит учитывать в планах.
«За пять лет рынок пробежал марафон, но сделал это в спринтерском темпе, что бывает нечасто».
В 2024 году КЭДО использовали 9–10% организаций. По оценке VK Tech, к 2030 году доля вырастет примерно до 70%. На КЭДО уже переходят крупные компании. К ним присоединяются представители среднего и малого бизнеса. Скоро электронное оформление кадровых документов станет привычной нормой, а не конкурентным преимуществом. Для большой распределённой организации вопрос уже не «переходить ли», а «когда и с какого подразделения начать».
КЭДО — кадровый электронный документооборот, режим работы с кадровыми документами без бумажных дублей. Его закрепил Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ, дополнивший Трудовой кодекс статьями 22.1, 22.2 и 22.3. Электронный кадровый документ имеет юридическую силу наравне с бумажным. По данным рынка, на КЭДО уже перешли более 20% крупных, средних и малых компаний.
Какие кадровые документы нельзя вести в КЭДО?
Статья 22.1 ТК РФ прямо называет документы, на которые КЭДО не распространяется: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ или распоряжение об увольнении работника, а также документы о прохождении инструктажей по охране труда, которые сотрудник подписывает лично. Эти документы по-прежнему остаются на бумаге, остальные кадровые документы разрешено вести электронно.
Какую электронную подпись выбрать для КЭДО?
Закон выделяет три вида подписей: УКЭП (усиленная квалифицированная) — самая защищённая, нужна для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и приказа о дисциплинарном взыскании; УНЭП (усиленная неквалифицированная) — выпускается через систему КЭДО или приложение «Госключ» и чаще всего бесплатна для работника; ПЭП (простая) — подходит для ознакомления с локальными актами и части заявлений. Главное правило: подпись подбирают под документ, а не наоборот.
Что переход на КЭДО даёт бизнесу?
Главный эффект — экономия организационного времени, особенно в компаниях с распределённым персоналом. «Велесстрой» сократил работу над одним кадровым документом с 90 до 24 минут, документооборот ускорился в 4 раза, а суммарный экономический эффект — снижение затрат в 6,5 раз. КЭДО также убирает затраты на хранение и пересылку бумаги: документы хранятся в системе, не теряются и доступны по запросу, а оригиналы не нужно возить курьером между городами.
С чего начать переход на КЭДО?
Разумная последовательность: разобрать кадровые документы по типам и подобрать подпись для каждого, выбрать и подключить систему КЭДО, издать локальные нормативные акты, собрать согласия сотрудников и выпустить им электронные подписи, запустить пилот в одном подразделении и только потом масштабировать. Без добровольного согласия работника перевести его в КЭДО нельзя, поэтому внедрение начинают с работы с сотрудниками, а не с технической настройки.
Можно ли заставить сотрудника перейти на КЭДО?
Нет. По закону без добровольного согласия работника перевести его на электронный документооборот нельзя, а молчание сотрудника не считается согласием. Если работник отказывается, его документы остаются на бумаге. Организации выстраивают понятную процедуру: уведомляют о переходе, объясняют, что меняется, и собирают подписанные заявления до запуска. Для новичков вопрос проще — разрешение на КЭДО получают уже при приёме на работу.
Кому КЭДО нужен уже сейчас, а кому можно подождать?
Решение зависит от размера компании и доли сотрудников, которые работают вне головного подразделения. КЭДО быстрее окупается в строительных компаниях с площадками по всей стране, розничных сетях с сотнями магазинов и организациях с большим удалённым штатом. Небольшой команде из нескольких десятков сотрудников в одном офисе спешить некуда — вложения в систему могут не окупиться, и переход стоит отложить до роста штата.
