ATS-система меняет скорость и стоимость найма: кейсы в цифрах

Цифровизация подбора в российских компаниях перестала быть редкостью. 83% компаний уже внедряют технологии, чтобы избавиться от рутины и работать эффективнее. Поэтому для руководителя процесса подбора вопрос уже не только во внедрении автоматизации, но и в том, как она влияет на измеримые показатели: срок закрытия вакансий, расходы и нагрузку на рекрутеров. В статье рассмотрим четыре кейса внедрения ATS в российских компаниях и их результаты.

ATS сводит весь подбор в единый контур

ATS расшифровывается как applicant tracking system и означает систему отслеживания кандидатов. Такая система нужна, чтобы собрать данные о кандидатах и этапах подбора в одном месте. Разрозненные каналы вроде переписки, мессенджеров и таблиц затрудняют сбор единой воронки и контроль статуса каждого соискателя. Из-за этого возрастает риск потерять часть откликов, а контролировать, на каком этапе затягивается подбор, становится сложнее. Система отслеживания решает эту проблему, потому что хранит всю историю кандидата в единой базе профилей.

Российский рынок таких систем уже сформировался как отдельное направление HRtech. Выручка сегмента подбора персонала в HRtech в первом полугодии 2025 года составила 26,5 млрд рублей по оценке Smart Ranking. Российские ATS уже сравнивают в отдельных исследованиях: компания «Технологии Доверия» оценила семь ведущих систем по 143 критериям и проанализировала тренды рынка, включая внедрение искусственного интеллекта в рекрутмент.

«Использование автоматизированных систем, таких как Talantix, помогает работодателям сделать подбор более быстрым, удобным и современным».

Марина Хадина, директор по развитию Talantix

Как работает ATS: контур подбора от заявки до оффера

ATS ведет кандидата по всем этапам воронки в одном окне, потому что каждый шаг подбора завязан на данные предыдущего. Заявка на позицию от нанимающего менеджера запускает процесс: система фиксирует требования, ответственных и приоритет. Дальше вакансия размещается на карьерных сайтах и сайтах по поиску работы, а отклики со всех источников собираются в общий массив. Рекрутер видит всех соискателей в единой системе и может отслеживать каждый отклик независимо от источника.

На этапе отбора рекрутер работает с накопленной базой кандидатов: фильтрует резюме по требованиям позиции и ищет подходящих специалистов среди сохраненных профилей. Дальше ATS фиксирует статус каждого кандидата на его этапе воронки. За счет этого команда видит, сколько кандидатов находится на каждом этапе воронки. Отдельно можно понять, на каком этапе подбор задерживается. Дубли и повторные обращения к одному соискателю система отсекает, потому что профиль в реестре один.

Коммуникация с кандидатами также ведется через ATS. Типовые письма, приглашения на собеседование и уведомления по итогам этапов отправляются из ATS по шаблонам, а переписка хранится в карточке кандидата. Рекрутеру не нужно вручную собирать историю общения перед звонком: вся переписка хранится в карточке кандидата. Автоматизация типовых сообщений сокращает время ответа соискателю. На дефицитном рынке скорость коммуникации может влиять на то, продолжит ли кандидат участие в подборе.

Поверх всех этапов работает аналитика. Система считает длительность подбора, конверсию по этапам воронки и нагрузку на каждого рекрутера, а также отслеживает источники откликов. На основе этих показателей руководитель может принимать управленческие решения по подбору. ATS также интегрируется с кадровыми системами и CRM через API, поэтому профиль кандидата не приходится переносить вручную.

Российский рынок ATS: импортозамещение и ставка на аналитику

Российские ATS уже покрывают базовые задачи подбора. Конкуренция между вендорами смещается в сторону аналитики и функций на основе искусственного интеллекта. Все четыре разобранных ниже внедрения работают на отечественных платформах: «Хантфлоу», Skillaz и «Поток» поддерживают полный цикл подбора от заявки до оффера. После ухода западных систем выбор для российских компаний сместился в сторону отечественных решений.

Исследование «Технологий Доверия» отдельно отмечает встраивание искусственного интеллекта в рекрутмент как ключевой тренд рынка. Поэтому при выборе системы компании сравнивают:

• глубину аналитики;
• удобство интерфейса;
• качество интеграций;
• возможности работы с большим потоком кандидатов.

Что автоматизация меняет в работе рекрутера, а что оставляет человеку

ATS берет на себя рутинные операции:

• рассылку типовых писем;
• перенос кандидатов по этапам;
• сбор откликов из разных источников;
• формирование отчетов по воронке.

За счет этого у рекрутера освобождается время на оценку кандидатов, собеседования и переговоры. При этом решение о найме по-прежнему принимают рекрутер и нанимающий менеджер.

Освобождение времени имеет смысл только тогда, когда отражается на результатах подбора. По данным hh.ru, среди опрошенных компаний, использующих HR-автоматизацию:

• 65% повысили эффективность рекрутинга;
• 33% за последние 6–12 месяцев стали закрывать вакансии быстрее;
• 32% сохранили набранный ранее темп.

«Мы создаем инструменты на основе генеративного ИИ не для того, чтобы заменить профессионала, а чтобы вывести рекрутинг на новый уровень. Когда рутина уходит на второй план, появляется время на глубокое понимание кандидатов, на стратегический подбор и на создание по-настоящему сильных команд».

Дмитрий Сергиенков, генеральный директор HeadHunter

Скорость закрытия вакансий: как VK сократил срок почти на треть

Собственный массив кандидатов в ATS может сокращать срок заполнения позиций, если часть из них удается закрывать по накопленным профилям без повторного внешнего поиска.

Так, VK ведет свою базу кандидатов в ATS «Хантфлоу» и использует ее для закрытия вакансий без повторного внешнего поиска. При открытии похожей позиции рекрутер обращается к уже собранным откликам и профилям. Срок закрытия вакансий сократился с 40–45 до 29–32 дней.

Чем больше релевантных профилей накоплено в базе, тем реже команде приходится начинать поиск кандидатов с нуля. По сохраненному профилю рекрутер сразу видит навыки и предыдущий статус кандидата. Это сокращает время на первичный поиск и оценку.

Стоимость найма при масштабе: экономика подбора в Черкизово

При массовом подборе ATS может снижать стоимость найма даже при найме тысяч сотрудников в год. Автоматизация позволяет обрабатывать больше операций по кандидатам без пропорционального роста ручной работы. Стоимость найма складывается в том числе из расходов на поиск, обработку откликов и работу рекрутеров, поэтому сокращение ручных операций может снижать затраты на подбор.

Например, группа «Черкизово» ежегодно нанимает более 16 000 сотрудников и открывает свыше 3500 позиций. Чтобы управлять таким объемом, компания автоматизировала массовый подбор в ATS Skillaz. Сейчас в системе около 125 000 кандидатов и порядка 14 500 заявок. По данным кейса, расходы на наем снизились на 9%.

Для АПК и других производственных компаний с высокой текучестью и сезонностью набора стоимость одного найма играет важную роль в планировании. Поэтому при большом потоке заявок особенно важно сокращать объем ручных операций: автоматизация может снизить затраты на подбор.

Разгрузка команды от рутины: четверть времени рекрутеров в Ostrovok

Перевод повторяемых операций в ATS высвобождает часть рабочего времени рекрутеров: рассылка писем, изменение статусов кандидатов и подготовка отчетов автоматизируются.

Например, Ostrovok перевел рекрутинг в ATS «Хантфлоу» и автоматизировал рутинные операции рекрутеров. У них освободилось 25% рабочего времени, которое команда направляет на оценку кандидатов, собеседования и переговоры об оффере.

ATS в крупной организации: два эффекта сразу у ДОМ.РФ

В масштабной организации ATS способна одновременно ускорять набор и сокращать рутину, потому что весь подбор идет через единую базу на большом объеме заявок. При таком масштабе выше становятся издержки из-за потерянных откликов, дублирования работы и отсутствия прозрачной воронки.

Так, ДОМ.РФ автоматизировал подбор в «Поток Рекрутмент»: в базе с 2018 года более 700 000 кандидатов, а за 2023 год компания закрыла свыше 1500 позиций. По данным «Потока» в 2023 году время закрытия вакансий снизилось на 25% по сравнению с 2020 годом, а нагрузка на рутинные задачи рекрутеров упала на 30%.

Накопленная база используется для поиска кандидатов на новые позиции, а прозрачная воронка убирает ручную сверку статусов. При 1500 позициях в год даже небольшое сокращение времени на подбор даёт заметную экономию времени команды.

Признаки, что подбору пора в систему

Потребность в ATS проявляется через операционные сбои подбора. Переход на ATS оправдан не во всех случаях. При небольшом количестве вакансий рекрутер может вести подбор без отдельной системы. Но когда число открытых позиций растет, переписка и таблицы уже хуже справляются с задачей: сложнее сохранять данные и контролировать десятки параллельных воронок.

Несколько признаков того, что ручного ведения подбора уже недостаточно:

• отклики приходят из разных каналов и теряются между почтой, мессенджерами и таблицами;
• средний срок закрытия вакансий не рассчитывается;
• число открытых вакансий и объем массового набора растут месяц к месяцу;
• несколько рекрутеров дублируют работу по одному кандидату, потому что общей базы нет;
• нанимающие менеджеры не видят статус своих заявок и вынуждены отдельно запрашивать его у рекрутеров.

Когда ATS оправдана: под какой найм ее внедрять

Во всех четырех кейсах ATS используется при регулярном или большом объеме подбора:

• VK — ATS сокращает время поиска кандидатов за счет накопленной базы;
• «Черкизово» — снижает стоимость найма при массовом подборе;
• Ostrovok — высвобождает рабочее время рекрутеров;
• ДОМ.РФ — сокращает срок закрытия вакансий и нагрузку на рутинные задачи.

При разовом подборе потенциальная выгода от автоматизации меньше. Если вакансий немного, объем данных для аналитики ограничен, а затраты на внедрение и обучение сотрудников могут не окупиться.

Необходимость ATS стоит оценивать по трем параметрам:

• объем найма;
• регулярность подбора;
• потребность отслеживать показатели подбора.

«Найм не исчез — он стал точечным, строгим и ориентированным на прибыль компании».

Кирилл Ширяев, директор по персоналу МойОфис

Прозрачная воронка и аналитика помогают контролировать показатели такого подбора. Перед принятием решения стоит сопоставить ожидаемый результат с затратами на внедрение и использование ATS и сравнить необходимые функции систем.