Цифровое рабочее место: из чего его собирают и что оно заменяет

Рабочий день сотрудника проходит через почтовый ящик, мессенджер, трекер задач, видеосвязь и папки с файлами. У каждой программы свой адрес и свой пароль. Согласно опросу VK WorkSpace и Hi-Tech Mail, 55% респондентов ежедневно используют от 5 до 10 различных программ на компьютере, а каждый пятый работает более чем в десяти. Связку этих программ и правил работы с ними называют цифровым рабочим местом. От того, как они связаны между собой, зависит, сколько времени сотрудник тратит на работу и сколько на переходы между программами.

Главное за неделю — в дайджесте

Подпишитесь, чтобы не пропустить

Подписаться

Какие программы входят в цифровое рабочее место

Аналитический центр TAdviser определяет цифровое рабочее место, или digital workplace, как концепцию, которая делает работу удобной для сотрудников в любое время и повышает эффективность организации.

В карте рынка того же центра девять категорий:

• корпоративная почта и календарь;
• мессенджеры;
• офисные программы;
• управление знаниями;
• операционные системы;
• видеоконференцсвязь;
• облачные файловые хранилища;
• мобильное рабочее место;
• управление проектами и задачами.

Если группировать компоненты по тому, какую функцию они выполняют в рабочем дне, цифровое рабочее место состоит из четырех слоев: три включают программы, четвертый — правила работы.

• Доступ и общение. Интранет, почта с календарем, мессенджер и видеосвязь.
• Файлы и знания. Облачное хранилище и справочная база, где лежат документы и ответы на рабочие вопросы.
• Задачи. Трекер фиксирует исполнителя и срок по каждому поручению.
• Правила работы. Их нет ни в одной из девяти категорий: команда договаривается о них сама.

Операционные системы, офисный пакет и мобильное рабочее место в отдельный слой не выделяют: они служат общей основой, через которую сотрудник открывает программы всех слоев с любого устройства.

Что заменяет цифровое рабочее место

Цифровое рабочее место заменяет разрозненный набор программ связанной рабочей средой. Пока они не связаны, у каждой своя учетная запись и своя логика хранения. Файл приходится искать в почте и чате, а итог прошлой встречи — в нескольких местах. Более четверти опрошенных ежедневно теряют на переключение между программами от 30 минут до двух часов. На поиск нужного файла или переписки 42% сотрудников периодически тратят больше времени, чем на саму работу с ними.

В собранном рабочем месте сотрудник с одной учетной записью входит во все программы и ищет информацию без переключений между ними. Команда знает, где что хранится и какие каналы используют для основного общения. Задача, файл и переписка по ней доступны в одном месте, и переходов между программами становится меньше. Новичку не нужно запоминать десяток адресов и паролей: рабочий день он начинает с единой точки входа.

В России цифровое рабочее место собирают еще и вместо ушедших иностранных программ. TAdviser так и назвал свою карту рынка: карта российских ИТ-продуктов на замену Microsoft, Jira и Confluence.

Одна платформа или набор сервисов

Устранить разрозненность компания может двумя путями: выбрать платформу «всё в одном» или связать между собой отдельные программы. Почти 45% респондентов уверены, что работа в едином корпоративном приложении поможет им быстрее и легче справляться с задачами.

Корпоративные платформы «всё в одном»

Такая платформа объединяет функции нескольких слоев рабочего места в общем интерфейсе, поэтому с нее быстрее начать сборку цифрового рабочего места. Корпоративные цифровые платформы по назначению бывают четырех типов:

• Корпоративные коммуникации: мессенджер, видеозвонки, почтовый клиент и каналы.
• Корпоративное обучение: курсы, тесты и отслеживание прогресса сотрудников.
• Облачная платформа: хранение файлов, резервные копии и совместное редактирование документов.
• Универсальный портал: новости, задачи, документы и HR-сервисы.

Типы пересекаются: в каждом обычно есть управление задачами, база знаний, автоматизация HR-процессов, новостная лента и внутренняя социальная сеть. К российским решениям этого класса относятся «Пряники» и Naumen Portal.

Платформа меняет работу всей компании сразу, поэтому внедряют ее по этапам:

1. Проводят аудит текущих программ и выясняют потребности отделов.
2. Запускают пилот в одном подразделении.
3. Обучают сотрудников с помощью видеоинструкций и модераторов внутри отделов.
4. Подключают интеграции с учетными и кадровыми системами.
5. Распространяют платформу на остальные подразделения.

Сервисы коммуникации и совместной работы

Второй путь начинается с отдельных программ общения. Сервисы для коммуникации и совместной работы вышли за рамки писем и чатов: к переписке добавились видеоконференции, задачи и проекты. К этому же классу относятся сервисы для записи видеозадач: руководитель показывает экран и объясняет поручение голосом, после чего уточняющих созвонов становится меньше. Рынок уходит от разрозненных каналов к связанным экосистемам, поэтому сервис коммуникации выбирают с учетом того, как он интегрируется с остальными программами компании. Критерии выбора:

• Интеграции. Связка с CRM и проектными системами сокращает переходы между программами: карточка клиента и переписка по нему оказываются в одном месте.
• Защита данных. Шифрование и настройка прав доступа.
• Масштаб и условия. Программу подбирают под тип и размер бизнеса, сравнивают удобство, стоимость и поддержку.

У сервисов коммуникации есть ограничения:

• работа зависит от качества интернета и стабильности сервиса;
• сотрудникам нужно время на адаптацию;
• при плохо организованных каналах возникает информационная перегрузка.

Набор онлайн-сервисов для малого и среднего бизнеса

Набор онлайн-сервисов для малого и среднего бизнеса обычно включает пять типов: коммуникации, задачи и проекты, CRM и продажи, финансы, обучение. В этом сегменте выбор между платформой «всё в одном» и набором отдельных программ определяют размер и зрелость компании:

При любом варианте начинают с процесса, который отнимает больше всего времени и денег. Если рабочее место собирают из отдельных программ, для этого процесса сначала выбирают одну, а следующую добавляют, когда первая дала измеримый результат.

«Компании стремятся экономить и не приобретают новое программное обеспечение, если в этом нет критической необходимости».

Павел Потехин, исполнительный директор «МТС Линк»

От выбранного подхода зависит число поставщиков цифрового рабочего места. Состав слоев от него не зависит: доступ и общение, файлы и знания, задачи и правила работы нужны в любом наборе. Дальше слой задач рассматривают вместе с правилами работы: порядок в трекере задают договоренности команды.

Доступ и общение: интранет, мессенджер, видеосвязь

Программы слоя доступа и общения сотрудник открывает чаще остальных: с них начинается рабочий день, в них идет переписка и проходят встречи.

Интранет как единая точка входа

Через корпоративный портал, или интранет, сотрудник подает заявку на отпуск, находит регламент и подписывает кадровые документы. От внешнего сайта компании он отличается назначением: предназначен для сотрудников и хранит рабочие ресурсы.

Интранет становится единой точкой входа в цифровое рабочее место: с одного адреса сотрудник попадает во все внутренние системы. Компании часто объединяют внутренние системы через него из-за сложностей с доступом. По исследованию агентства «Ривелти», 40% компаний называют ключевой проблемой цифрового опыта сотрудников многопортальность и отсутствие мобильного доступа. Без мобильного доступа сложнее работать сотрудникам вне офиса или на производстве: у них телефон бывает единственным рабочим устройством.

Внедрение начинают с карты пути сотрудника: какие действия он совершает от первого дня до увольнения. Затем главным разделом интранета делают базу с ответами и сразу открывают мобильный доступ. Развитие интранета закрепляют за назначенным владельцем.

Пример такой точки входа у крупного работодателя — интранет «Полюса». По данным интегратора проекта, в нем собрано более 130 HR-сервисов. Компания перешла на кадровый электронный документооборот и открыла мобильный личный кабинет для 18 000 сотрудников.

Мессенджер для рабочей переписки

Рабочая переписка перешла из электронной почты в чаты, где конфиденциальные сведения могут попасть за пределы компании. По данным ГК «Солар», мессенджеры лидируют среди каналов утечки информации: на них приходится 35% таких инцидентов. В половине случаев речь идет о коммерческой тайне.

Когда для работы используют личный мессенджер, компания не управляет аккаунтами и не может отозвать доступ. Рабочая переписка остается у уволенного сотрудника. Корпоративный мессенджер снимает этот риск, если отвечает требованиям:

• администратор отзывает доступ;
• данные хранятся по правилам 152-ФЗ;
• чат связан с трекером, иначе решения остаются в ленте переписки;
• есть интеграции с CRM и ботами, а цена масштабирования понятна до того, как к мессенджеру подключатся новые отделы.

Порядок в переписке поддерживают правилами: одна тема на канал, обсуждение в ветках, часы без уведомлений. Решения фиксируют текстом, а для контекста, который трудно уложить в слова, записывают экран там же.

Отечественная видеоконференцсвязь

После ухода Zoom и Teams видеоконференцсвязь в российских компаниях опирается на отечественных разработчиков. Согласно рейтингу аналитического центра CNews, топ-20 поставщиков получили за 2024 год выручку более 23 млрд рублей, почти на 40% больше, чем в 2023-м.

Система видеоконференцсвязи рассчитана на десятки подключений и поддерживает запись встреч, демонстрацию экрана и управление правами участников. Развертывают ее по одной из моделей:

• Облако. Старт быстрый, но данные хранятся у поставщика.
• Коробочное решение. Его ставят в собственный контур: компания контролирует данные, взамен ей нужны свои мощности и администраторы.
• Гибрид. Часть встреч проходит в облаке, часть внутри контура.

Сначала определяют сценарии созвонов и только потом сравнивают поставщиков по рейтингу. Дальше проверяют безопасность, стабильность при пиковой нагрузке, число участников и совместимость с остальными программами.

Насколько быстрым бывает старт в облаке, показывает опыт международного генподрядчика «Пальметто ТГМ Интернешнл». Компания со штатом около 100 человек ушла с бесплатного тарифа Zoom на российскую облачную видеоконференцсвязь «Вкурсе». По данным поставщика ПО, подключение, настройка, полный переход и обучение заняли 5 рабочих дней.

Где хранятся файлы и знания компании

Второй обязательный слой включает файлы и накопленные знания компании. Хранилище используют для совместной правки документов и работы со справочной базой, поэтому от порядка в них зависит, как быстро сотрудник находит нужное.

Облачное хранилище под требования закона

Переход в облако обычно начинают, когда сотрудники уже не успевают вовремя получать нужные данные: отчетность собирают вручную, выгрузки идут ночью, архивы разбросаны по отделам. Модель хранения рабочих файлов выбирают из трех вариантов: собственные серверы, облако или гибрид. Решение согласуют юрист и финансовый директор: первый отвечает за требования закона, второй за итоговую стоимость. Срок переноса зависит больше от состава систем, чем от объема данных.

Облачное хранилище оценивают в таком порядке:

• Юрисдикция и 152-ФЗ. Требования закона привязаны к месту первичного сбора персональных данных. Переезд начинают с карты: откуда они поступают и где хранятся.
• Доступы. Провайдер отвечает за физическую защиту. Права, состав пользователей, двухфакторную аутентификацию, шифрование и журнал действий компания настраивает сама. Даже в облаке ответственность за утечку персональных данных лежит на ней как на операторе.
• Итоговая стоимость. Она зависит от объема хранилища, трафика, обращений к хранилищу и резервных копий.

Управление знаниями и корпоративная база

Документы и ответы собирают в корпоративной базе: в вики или справочной системе, куда сотрудники заходят через интранет. Управление знаниями включает правила создания, хранения, передачи и применения информации. Процесс охватывает явные знания, которые записаны, и неявные, которые остаются в опыте людей. Без такого порядка содержимое устаревает, и сотрудники снова спрашивают друг друга в чатах.

Разрозненные сведения обходятся дорого. По подсчетам потери на поиск информации и восстановление контекста достигают 452 часов в год на сотрудника, более 56 рабочих дней. Ценность базы растет, когда ее связывают с задачами, кадровым документооборотом и чатами: нужный документ находится там же, где идет работа.

В холдинге проблема разрозненных данных усиливается: подразделения ведут папки по собственным правилам именования. Так, «Объединенная авиастроительная корпорация» свела знания семи своих предприятий в одну базу вместо отдельных архивов и локальных хранилищ. Поиск важной информации ускорился на 40%, а базой постоянно пользуются 80% сотрудников.

Правила поверх программ

Интранет, мессенджер и хранилище дают команде инструменты для работы. Правила определяют, как сотрудники используют их: кто принимает решение, как устроены встречи, где фиксируют итог. Без них сотрудники по-разному работают в одних и тех же программах.

Командный устав

Никакой набор программ не устраняет сбоев там, где задача переходит из отдела в отдел. По исследованию НИУ ВШЭ и Beyond Taylor, 85% компаний признают сбои на стыках между подразделениями реальной проблемой. Назвать человека, отвечающего за общий результат, могут менее четверти из них.

Должностная инструкция описывает обязанности одного человека, но не взаимодействие между отделами. Правила взаимодействия записывают в командный устав на одну страницу. Он отвечает на вопросы, которых в инструкции нет:

• Чье слово последнее, когда приоритеты расходятся.
• За какое время команда отвечает смежному отделу.
• Как сообщают о срыве срока и кому.

Требования к самому уставу:

• Авторы. Правила становятся общими, если команда сама формулирует их на разборе спорных ситуаций.
• Проверяемость. Правило формулируют через действие: «ответ на внутренний запрос в течение рабочего дня». Декларацию вроде «отвечаем быстро» проверить нельзя.
• Владелец и срок. За устав отвечает конкретный человек. У документа есть дата пересмотра.
• Место хранения. Устав хранят в системе, которой команда пользуется ежедневно, чаще всего в общей базе.

Культура совещаний

Регламент совещаний задает процедуру: длительность, повестку, протокол. Культура совещаний определяет роль встречи: совместно принять решение, отчитаться руководителю или пройти контроль. Если ужесточить регламент, изменится форма встречи, но ее назначение останется прежним: отчет так и будет отчетом.

«Совещание редко бывает самостоятельной проблемой. Чаще всего оно отражает систему управления, которая уже сложилась в компании».

Эльвира Сагидуллина, бизнес-психолог и executive-коуч

Число встреч регламентом тоже не задать: универсальной нормы нет, частота зависит от того, чем заняты люди. Лимит вроде «не больше трех встреч в неделю» характер работы не учитывает. Вместо этого совещания в цифровом рабочем месте делят по назначению.

Сводки о ходе работ, обсуждение показателей и разбор готовых материалов проводят асинхронно: в виде видеосообщения с демонстрацией экрана или письменного отчета. На встрече обсуждают спорные приоритеты, распределяют ответственность и принимают решения. Пересмотр встреч начинают с аудита календаря: какие из них повторяются и чем заканчиваются. Встречи, где ничего не решают, первыми переводят в асинхронный формат.

Рабочие договоренности

На созвоне или в чате договариваются, кто что сделает и к какому сроку. Рабочие договоренности бывают устными, записанными в переписке или в задаче трекера. Чем надежнее способ фиксации, тем меньше решение зависит от памяти участников. Устная договоренность сохраняется, пока ее помнят, а записанная в чате уходит вниз под потоком сообщений.

Решения, которые остаются устными или только в чате, теряются и приводят к переделкам и срыву сроков. Школа управления «Сколково» оценивает ежегодные потери бизнеса от плохих коммуникаций примерно в 8,7 триллиона рублей. Договоренности фиксируют в четыре шага:

1. Завершать созвон списком решений.
2. Переносить эти пункты в поручения трекера.
3. Хранить решения в одном месте с доступом для всех участников.
4. Начинать следующую встречу с проверки списка.

Если договоренность меняется, правку фиксируют там же, где записан исходный вариант.

Куда движется цифровое рабочее место

Поставщики корпоративных коммуникаций в России переходят к платформам, где мессенджер, документы и задачи собраны в одном интерфейсе. Аналитики называют такой формат «единым окном» продуктивности. Рынок под этот переход растет: объем рынка унифицированных коммуникаций и совместной работы составил 109 млрд рублей в 2024 году, а к 2028-му, по прогнозу, достигнет 187 млрд рублей. В него входят телефония, видеосвязь, корпоративные мессенджеры и почтовые решения.

Искусственный интеллект поверх рабочих инструментов

Искусственный интеллект в цифровом рабочем месте используют для поиска и работы со встречами. Он находит ответы в справочной базе и пересказывает созвоны. Записанные видеосообщения ИИ переводит на другие языки и сопровождает кратким изложением, что сокращает время синхронных встреч. С его помощью автоматизируют разбор обращений и подготовку черновиков отчетов.

Масштаб результата зависит от того, в какие процессы встроен ИИ: если его подключают только к отдельным операциям, изменения ограничиваются ими. Среди направлений развития российских компаний ИИ уступает HR-автоматизации. По исследованию «Ривелти», 30% компаний называют внедрение ИИ приоритетом развития цифрового комфорта сотрудников, 60% — HR-автоматизацию.

ИИ подключают после аудита процессов. Сначала выбирают один-два приоритетных процесса и заранее задают метрики, по которым решают, расширять ли применение. Риски у внедрения тоже есть:

• низкое качество данных;
• утечки данных;
• зависимость от технологии;
• ошибки генерации, опасные для репутации компании.

Четыре ошибки при сборке цифрового рабочего места

При сборке цифрового рабочего места повторяются четыре типовые ошибки:

• Старт с выбора программы вместо сценария. Решение принимают по рейтингу или совету коллег до того, как опишут рабочий день сотрудника.
• Слой без владельца. Интранет и хранилище без ответственного и даты пересмотра превращаются в заброшенный архив.
• Старый беспорядок в новых программах. Неструктурированный процесс переносят туда как есть, и автоматизация усиливает хаос.
• Непроверенные стыки. Программы подбирают по отдельности, и никто не смотрит, как они работают вместе.

Непроверенные стыки легче всего пропустить при импортозамещении: слои меняют по одному. Когда доходит очередь до связки, программы уже куплены. Переписка оказывается в одной программе, файлы в другой, задачи в третьей, и сотрудникам приходится переносить данные между ними вручную.

«Российские разработчики растут, но есть очень серьезный барьер — отсутствие интеграций и совместимостей между отечественным программным обеспечением (ПО), операционными системами и другими продуктами».

Андрей Толмаков, директор по развитию бизнеса ООО «Базис»

Проверить, есть ли такие ошибки, можно по обычному рабочему дню сотрудника.

По каким признакам видно, что цифровое рабочее место собрано

Насколько цифровое рабочее место собрано в единую систему, оценивают по времени, которое сотрудник тратит на переходы между программами. Число купленных программ этого не показывает: программа, в которую никто не заходит, времени на переходы не сокращает. Признаки собранного рабочего места:

• большая часть ежедневных действий сотрудника проходит через единую точку входа;
• за решением прошлой встречи не приходится обращаться к коллеге в чате;
• данные между программами никто не переносит вручную;
• сотрудникам не приходится использовать обходные рабочие каналы.

Следующим дорабатывают стык, где не выполняется хотя бы один признак. В первую очередь берут тот, на котором сотрудник теряет больше всего времени.